Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Es kann frustrierend sein, wenn Sie einen Gast vor der Ankunft nicht erreichen können. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Gäste effektiv kontaktieren und welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen, wenn die Kommunikation schwierig wird.

Gäste vor der Ankunft kontaktieren – Die besten Kanäle

Die Fähigkeit, Ihre Gäste zu erreichen, ist entscheidend für einen reibungslosen Check-in. Je nach Buchungsplattform (Airbnb, Booking.com oder Holidu) haben Sie unterschiedliche Kontaktoptionen.

Nutzen Sie Guest Messaging – Ihr zentraler Posteingang

Guest Messaging ist die schnellste und zuverlässigste Möglichkeit, Ihre Gäste zu erreichen. Diese Funktion vereint alle Gäste-Gespräche an einem Ort – unabhängig davon, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihrer eigenen Website stammt.

So greifen Sie darauf zu:

• Gehen Sie zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Konversationen zu sehen
• Oder öffnen Sie eine bestimmte Buchung im Tab Buchungen und klicken Sie auf den Nachrichtenlink in der Buchungsübersicht, um direkt zur Konversation mit dem Gast zu gelangen

KI-Assistent: Ein KI-Assistent ist kostenfrei enthalten und beantwortet automatisch häufige Gästefragen – zu Check-in, Ausstattung, Anfahrtsbeschreibung und mehr. Die Nachrichten werden automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, sodass Sprachbarrieren nie ein Problem darstellen. Sie können jederzeit das Gespräch übernehmen oder anpassen, welche Themen der KI-Assistent behandelt.

Gäste-Kontaktdetails je nach Buchungskanal

Guest Messaging funktioniert über alle Kanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle können zusätzliche Kontaktdetails (Telefon, persönliche E-Mail) jedoch sichtbar oder verborgen sein:

Kanal	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu & direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Möglicherweise verborgen
Booking.com	Möglicherweise verborgen
Vrbo	Möglicherweise verborgen

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo wird die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen geschützt. Die E-Mail wird sichtbar, wenn der Gast das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Gastgeber: Wenn Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, sind die Gäste-Kontaktdetails bis 2 Tage vor Check-in verborgen. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Schritte, wenn Sie den Gast nicht erreichen können

Versuchen Sie diese Methoden in der angegebenen Reihenfolge:

1. Guest Messaging (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal
2. WhatsApp – eine kurze, höfliche Nachricht senden
3. Anruf – wenn es keine Antwort auf WhatsApp gibt
4. E-Mail – Nachverfolgung, falls verfügbar

Tipp: Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Zum Beispiel:

„Hallo [Gastname], hier spricht [Ihr Name] von [Unterkunftsname]. Ich wollte nur die Ankunftszeit bestätigen. Bitte teilen Sie mir mit, wann es Ihnen passt. Ich freue mich auf Sie!"

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über alle Kanäle keine Antwort erhalten haben, kontaktieren Sie unser Support-Team über den Holidu-Assistenten. Unser Team kann die Buchungsdetails überprüfen und den Gast über den ursprünglichen Buchungskanal erreichen.

Best Practices zur Vermeidung von Kommunikationslücken

Mit den richtigen Strategien können Sie Kommunikationsprobleme von vornherein vermeiden:

1. Kontaktieren Sie Gäste frühzeitig per Guest Messaging. Eine freundliche Willkommensnachricht wenige Tage vor der Ankunft schafft eine positive Atmosphäre und bestätigt wichtige Details. Der KI-Assistent kann automatisch Anschlussfragen beantworten.
2. Senden Sie klare Ankunftsinstruktionen im Voraus. Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und die Zugangsdetails kennen.
3. Verwenden Sie automatisierte Nachrichten. Automatisierte Nachrichten arbeiten Hand in Hand mit Guest Messaging – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen.
4. Ermöglichen Sie Self-Check-in, wenn möglich. Dies vermeidet Last-Minute-Stress bei verzögerter Kommunikation.
5. Bitten Sie Gäste, die Ankunftszeit 2–3 Tage im Voraus zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle auf dem gleichen Stand.

Wichtig zu wissen

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in Ihrem Namen zu sammeln. Wenn Sie diese Details für Registrierungszwecke benötigen, kontaktieren Sie die Gäste bitte direkt. Unser Support-Team steht Ihnen 7 Tage die Woche zur Verfügung und kann Ihnen gerne helfen.

Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie Unterstützung? Verwenden Sie unser Kontaktformular, um mit unserem Support-Team in Verbindung zu treten.