Ihr Gast ist vor der Anreise schwer erreichbar? Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie Gäste über Airbnb, Booking.com und Holidu vor dem Check-in kontaktieren, welche Kontaktdaten Ihnen je nach Buchungskanal zur Verfügung stehen und was Sie tun können, wenn Ihre Nachrichten unbeantwortet bleiben.

Gäste vor der Anreise über die Nachrichtenfunktion kontaktieren

Die Gästenachrichten von Holidu bündeln alle Unterhaltungen mit Ihren Gästen an einem Ort, unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihre eigene Website eingegangen ist. Die Nachrichtenfunktion ist der schnellste und zuverlässigste Weg, um Gäste vor der Anreise zu erreichen.

So greifen Sie auf Ihre Nachrichten zu:

• Öffnen Sie im Menü Nachrichten → Posteingang, um alle Unterhaltungen zu sehen.
• Alternativ öffnen Sie im Tab Buchungen die jeweilige Buchung und klicken in der Buchungsdetailansicht auf den Nachrichtenlink. Sie gelangen so direkt zur Unterhaltung mit diesem Gast.

Der KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet häufige Gastfragen automatisch, zum Beispiel zu Check-in, Ausstattung und Anfahrt. Grundlage sind die Themen, die Sie unter Einstellungen verwalten festgelegt haben. Nachrichten werden außerdem automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt. Sie können jede Unterhaltung jederzeit selbst übernehmen oder die Themen des KI-Assistenten jederzeit anpassen.

Kontaktdaten der Gäste je Buchungskanal

Die Gästenachrichten funktionieren über alle Buchungskanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle sind jedoch zusätzliche Kontaktdaten wie Telefonnummer oder persönliche E-Mail-Adresse unterschiedlich sichtbar:

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo schützen die Plattformen die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes. Diese wird für Sie sichtbar, sobald der Gast das Holidu-Anreiseformular ausgefüllt hat.

Hinweis für neue Gastgeber: Solange Sie noch keinen ersten bestätigten Check-in abgeschlossen haben, sind die Kontaktdaten der Gäste bis 2 Tage vor dem Check-in maskiert. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in gilt diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen nicht mehr.

Was tun, wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen?

Gehen Sie bei fehlender Rückmeldung am besten in dieser Reihenfolge vor:

1. Gästenachrichten (Nachrichten → Posteingang): Dies ist unabhängig vom Buchungskanal immer der beste erste Schritt.
2. WhatsApp: Sofern Ihnen eine Nummer vorliegt, senden Sie eine kurze, freundliche Nachricht.
3. Anruf: Falls Sie keine Antwort per WhatsApp erhalten. Bitte beachten Sie, dass Booking.com und Airbnb Telefonnummern nicht mehr zusammen mit den Buchungsdetails weitergeben.
4. E-Mail: Wenn eine E-Mail-Adresse verfügbar ist, können Sie nachfassen.

Tipp: Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und knapp. Ein Beispiel:

„Hallo [Name des Gastes], hier spricht [Ihr Name] von [Name der Unterkunft]. Ich wollte kurz Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte geben Sie mir Bescheid, wenn Sie Zeit haben. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!“

Support bei unbeantworteten Nachrichten

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über keinen der Kanäle eine Antwort erhalten haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an unser Support-Team. Unser Team prüft die Buchungsdetails und kann bei Bedarf über den ursprünglichen Buchungskanal Kontakt zum Gast aufnehmen. Unser sprachkundiges Support-Team ist außerdem 7 Tage die Woche für Sie da.

Best Practices für eine reibungslose Kommunikation

1. Nehmen Sie frühzeitig Kontakt über die Gästenachrichten auf. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Anreise schafft eine positive Basis und bestätigt wichtige Details. Der KI-Assistent kann Rückfragen automatisch beantworten.
2. Senden Sie Anreiseinformationen rechtzeitig. Der Gast sollte Check-in-Zeit, Adresse und Zugangsdaten kennen. Sie können Anreiseinformationen in den Einstellungen Ihres Inserats hinterlegen.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten. Die GuestConnect-Nachrichten arbeiten mit der Gästenachrichtenfunktion zusammen. Antwortet ein Gast auf eine geplante Nachricht, kann der KI-Assistent das Gespräch fortführen.
4. Aktivieren Sie nach Möglichkeit den Self-Check-in. So vermeiden Sie kurzfristigen Stress, falls die Kommunikation einmal verzögert ist.
5. Bitten Sie Gäste, die Ankunftszeit 2 bis 3 Tage vorher zu bestätigen. Eine kurze Nachricht sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Holidu ist nicht verpflichtet, personenbezogene Daten der Gäste in Ihrem Auftrag zu erheben. Wenn Sie diese Angaben für die Meldepflicht benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an Ihre Gäste.