Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Es kann frustrierend sein, wenn Sie Ihren Gast vor der Ankunft nicht erreichen können. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Gäste über verschiedene Buchungsplattformen kontaktieren und welche Schritte Sie unternehmen können, wenn die Kommunikation schwierig ist.

So kontaktieren Sie Ihre Gäste vor der Ankunft

Schritt 1: Finden Sie die Reservierung in Ihrem Holidu-Hostaccount

Gehen Sie zum Tab Reservierungen und nutzen Sie die Filter- oder Suchfunktion, um die relevante Buchung zu finden.

Schritt 2: Identifizieren Sie den Buchungskanal

Überprüfen Sie, über welchen Kanal die Buchung erfolgt ist: Airbnb, Booking.com, Holidu oder ein anderer Kanal. Dies ist wichtig, da die verfügbaren Kontaktmethoden je nach Plattform unterschiedlich sein können.

Schritt 3: Kontaktieren Sie Gäste je nach Buchungskanal

Airbnb und Booking.com

Bei Buchungen über Airbnb oder Booking.com sind die persönlichen E-Mail-Adressen der Gäste möglicherweise nicht verfügbar. Diese Plattformen schützen die Privatsphäre und verwenden ihre eigenen internen Nachrichtensysteme. Gäste müssen ihre private E-Mail-Adresse nicht angeben.

In diesen Fällen versuchen Sie, die Gäste über folgende Kanäle zu kontaktieren:

• Telefonnummer über die Booking.com- oder Airbnb-Plattform
• WhatsApp (falls verfügbar)
• Plattform-Nachrichtensystem

Die persönliche E-Mail wird sichtbar, wenn der Gast das Holidu-Ankunftsformular ausgefüllt hat.

Holidu und andere Kanäle

Bei Buchungen direkt über Holidu oder andere Kanäle sind die Kontaktdaten des Gastes (Telefon und E-Mail) standardmäßig sichtbar.

Schritt 4: Wenn Gastdetails nicht sichtbar sind

Überprüfen Sie folgende Punkte:

• Handelt es sich um eine Buchung von Airbnb oder Booking.com? Diese Plattformen verbergen persönliche E-Mail-Adressen.
• Sind Sie ein neuer Host ohne bestätigte Ankunft? Die Gastinformationen werden bis zu 2 Tage vor der Ankunft verborgen.

Was können Sie tun, wenn Sie den Gast nicht erreichen?

Versuchen Sie mehrere Kontaktmethoden

Gäste reagieren möglicherweise schneller auf einen Kanal als auf einen anderen. Versuchen Sie, den Gast über folgende Wege zu kontaktieren:

• WhatsApp: Senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht
• Telefonanruf: Wenn keine Antwort auf WhatsApp erfolgt, rufen Sie an
• E-Mail: Falls verfügbar, senden Sie eine Folge-E-Mail

Tipp für die Nachrichtenformulierung

Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Beispiel:

"Hallo [Gastname], ich bin [Ihr Name] vom [Eigenschaftsname]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte teilen Sie mir mit, wenn Sie Zeit haben. Ich freue mich, Sie bald willkommen zu heißen!"

Wenn Sie den Gast über alle verfügbaren Kanäle nicht erreichen können

Wenn die Ankunft innerhalb der nächsten 7 Tage liegt und Sie den Gast nicht erreichen können, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team über das Holidu-Hilfesystem.

Unser Team kann:

• Die Buchungsdetails überprüfen und den Gast direkt kontaktieren
• Den Gast über die Plattform kontaktieren, auf der die Buchung erfolgt ist (z.B. Booking.com oder Airbnb)

Um unser Support-Team zu kontaktieren, nutzen Sie bitte unser Kontaktformular im Holidu-Hilfesystem.

Wichtige Überlegungen

• Gastdetails bei neuen Hosts: Wenn Sie noch keinen bestätigten Check-in abgeschlossen haben, werden Gastdetails vorübergehend verborgen und 2 Tage vor der Ankunft freigegeben.
• Nach dem ersten Check-in: Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in werden Gastdetails für zukünftige Reservierungen nicht mehr verborgen, unabhängig vom Verifizierungsstatus.
• Kontobestätigung: Eine vollständige Kontobestätigung ist erforderlich, um Auszahlungen zu erhalten.
• Airbnb und Booking.com: Die persönliche E-Mail des Gastes ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn der Gast das Ankunftsformular nicht ausgefüllt hat.

Best Practices zur Vermeidung von Kommunikationsproblemen

Um die Chancen auf fehlerhafte Kommunikation in Zukunft zu minimieren, empfehlen wir folgende Maßnahmen:

1. Versenden Sie Ankunftsinformationen im Voraus

Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Standort und die Zugangsdaten kennen.

2. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten

Senden Sie freundliche Erinnerungen vor der Ankunft, um Zeiten zu bestätigen oder Zugangsschlüssel zu teilen. Holidu bietet die Möglichkeit, automatisierte Nachrichten zu versenden.

3. Aktivieren Sie Self-Check-in, wenn möglich

Dies hilft, Stress bei letzten Änderungen zu vermeiden, wenn die Kommunikation verzögert ist.

4. Fordern Sie Gäste auf, ihre Ankunftszeit zu bestätigen

Senden Sie 2-3 Tage vor der Ankunft eine einfache Nachricht, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert sind.

5. Wichtiger Hinweis

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Informationen im Bereich Gast-Ankunftsinformation unter Konfiguration in Ihrem Holidu-Account hinzufügen.

Weitere Informationen

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Gastinformationen im Namen des Hosts zu sammeln. Wenn Sie diese Daten aus administrativen Gründen benötigen, kontaktieren Sie die Gäste bitte direkt.

Bei weiteren Fragen oder Problemen können Sie unser Support-Team jederzeit über unser Online-Kontaktformular erreichen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Lösung von Kommunikationsproblemen mit Ihren Gästen.