Wenn Sie Ihren Gast vor seiner Ankunft nicht erreichen können, kann das frustrierend sein. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die richtige Kontaktmethode zu wählen und mit Ihrem Gast zu kommunizieren, unabhängig davon, auf welcher Plattform die Buchung erfolgt ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Kontaktieren von Gästen

1. Finden Sie die Reservierung in Ihrem Holidu-Host-Konto

• Gehen Sie zur Registerkarte Reservierungen
• Verwenden Sie Filter oder die Suchfunktion, um die relevante Buchung zu finden

2. Identifizieren Sie die Buchungsplattform

Überprüfen Sie, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu oder einer anderen Plattform stammt. Dies ist wichtig, da die Verfügbarkeit von Kontaktdaten je nach Plattform unterschiedlich ist.

3. Wählen Sie die richtige Kontaktmethode basierend auf der Plattform

Airbnb und Booking.com

Bei Buchungen über Airbnb oder Booking.com sind die persönlichen E-Mail-Adressen des Gastes möglicherweise nicht verfügbar. Diese Plattformen schützen die Privatsphäre und verwenden ihre eigenen internen Messaging-Systeme. In diesen Fällen versuchen Sie, den Gast über die verfügbare Telefonnummer oder WhatsApp zu kontaktieren.

Die persönliche E-Mail wird nur sichtbar, wenn der Gast das Holidu-Ankunftsformular ausgefüllt hat.

Holidu und andere Kanäle

Bei direkten Buchungen über Holidu oder andere Kanäle sind Kontaktdaten des Gastes (Telefon und E-Mail) standardmäßig sichtbar.

4. Informationen zur Sichtbarkeit von Gastdaten

Wenn Gastdetails nicht sichtbar sind:

• Überprüfen Sie, ob die Buchung von Airbnb oder Booking.com stammt, da diese Plattformen persönliche E-Mail-Adressen maskieren
• Neue Hosts ohne bestätigte Check-ins haben maskierte Gästinformationen bis 2 Tage vor der Ankunft
• Nach dem ersten erfolgreichen Check-in werden Gastdaten für zukünftige Reservierungen nicht mehr maskiert

Was tun, wenn Sie den Gast nicht erreichen können?

Verwenden Sie mehrere Kontaktmethoden

Gäste antworten möglicherweise schneller auf einem Kanal als auf einem anderen. Versuchen Sie, den Gast über folgende Wege zu erreichen:

• WhatsApp: Senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht
• Telefonanruf: Falls keine Antwort auf WhatsApp erfolgt, rufen Sie den Gast an
• E-Mail: Falls verfügbar, folgen Sie per E-Mail nach

Muster-Nachricht

Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Zum Beispiel:

„Hallo [Gastname], ich bin [Ihr Name] vom [Unterkunftsname]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte teilen Sie mir mit, wann es Ihnen passt. Ich freue mich, Sie bald begrüßen zu dürfen!"

Kontaktieren Sie unser Support-Team

Wenn Sie alle verfügbaren Methoden versucht haben und der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team über den Holidu-Assistenten.

• Unser Team hilft Ihnen, die Buchungsdaten zu überprüfen und kontaktiert den Gast direkt, falls erforderlich
• Das Team kann den Gast auch über die Plattform kontaktieren, auf der die Buchung vorgenommen wurde (z.B. Booking.com oder Airbnb)
• Verwenden Sie das Kontaktformular, um Ihre Anfrage direkt an unser Support-Team zu senden

Wichtige Überlegungen

• Gastdaten werden für neue Hosts ohne bestätigte Check-ins bis 2 Tage vor der Ankunft vorübergehend maskiert und dann freigegeben
• Nach dem ersten erfolgreichen Check-in werden Gastdaten nicht mehr maskiert, unabhängig vom Verifizierungsstatus
• Die Kontobestätigung ist erforderlich, um Auszahlungen für alle Buchungen zu erhalten
• Bei Airbnb und Booking.com ist die persönliche E-Mail des Gastes möglicherweise nicht verfügbar, wenn der Gast das Ankunftsformular nicht ausgefüllt hat
• Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen für den Host zu sammeln. Falls Sie diese Daten zu Registrierungszwecken benötigen, kontaktieren Sie den Gast bitte direkt

Beste Praktiken zur Vermeidung von Kommunikationslücken

Um die Chancen auf zukünftige Reaktionsverzögerungen zu reduzieren, empfehlen wir:

1. Senden Sie klare Ankunftsinformationen im Voraus

Stellen Sie sicher, dass der Gast die Check-in-Zeit, den Ort und die Zugangsdetails kennt.

2. Verwenden Sie automatisierte Nachrichten

Senden Sie freundliche Erinnerungen vor der Ankunft, um Zeiten zu bestätigen oder Zugriffscodes weiterzugeben.

3. Ermöglichen Sie den Self-Check-in wenn möglich

Dies hilft, Stress in letzter Minute zu vermeiden, falls die Kommunikation verzögert ist.

4. Fordern Sie Gäste auf, ihre Ankunftszeit einige Tage vor dem Check-in zu bestätigen

Senden Sie 2-3 Tage vor der Ankunft eine einfache Nachricht, um sicherzustellen, dass alle koordiniert sind.

5. Nutzen Sie die Guest Arrival Information Section

Fügen Sie alle relevanten Informationen in den Bereich Gäste-Ankunftsinformationen in Ihrem Holidu-Konto unter Konfiguration ein. Dies erhöht die Chancen, dass Gäste alle notwendigen Details erhalten.

Zusammenfassung

Eine effektive Kommunikation mit Gästen vor ihrer Ankunft ist entscheidend für eine reibungslose Erfahrung. Nutzen Sie die verfügbaren Kontaktmethoden basierend auf der Buchungsplattform, bleiben Sie freundlich und klar in Ihren Nachrichten, und implementieren Sie automatisierte Prozesse, um zukünftige Kommunikationsprobleme zu minimieren. Falls alle Bemühungen fehlschlagen und der Check-in unmittelbar bevorsteht, wenden Sie sich an unser Support-Team für zusätzliche Unterstützung.