Es kann frustrierend sein, wenn Sie einen Gast vor seiner Ankunft nicht erreichen können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Gäste effektiv kontaktieren und welche Schritte Sie unternehmen sollten, wenn die Kommunikation schwierig ist.

Gastkommunikation über alle Plattformen

Die beste Methode, um Gäste zu erreichen, ist die Verwendung der integrierten Messaging-Funktion, die alle Ihre Buchungen von verschiedenen Plattformen an einem Ort zusammenbringt.

Nutzen Sie die Gastnachrichtenfunktion

Die Gastnachrichtenfunktion bringt alle Ihre Gastgespräche an einem Ort zusammen – unabhängig davon, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihrer eigenen Webseite stammt. Dies ist die schnellste und zuverlässigste Methode, um Gäste vor der Ankunft zu erreichen.

So greifen Sie darauf zu:

• Gehen Sie zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Gespräche zu sehen.
• Oder öffnen Sie eine bestimmte Buchung im Tab Buchungen und klicken Sie auf den Nachrichtenlink in der Buchungsdetailansicht, um direkt zum Gespräch mit diesem Gast zu gelangen.

KI-Assistent: Ein KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet automatisch häufige Gästefragen – zu Check-in, Ausstattung, Wegbeschreibung und mehr – basierend auf den Themen, die Sie unter Einstellungen verwalten zugewiesen haben. Nachrichten werden automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, sodass Sprache niemals ein Hindernis darstellt. Sie können jederzeit ein beliebiges Gespräch übernehmen oder anpassen, welche Themen der KI-Assistent bearbeitet.

Kontaktdaten von Gästen nach Buchungskanal

Die Gastnachrichtenfunktion funktioniert über alle Kanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle können jedoch zusätzliche Kontaktdaten (Telefon, persönliche E-Mail) sichtbar oder verborgen sein:

Kanal	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu und direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Möglicherweise verborgen
Booking.com	Möglicherweise verborgen
Vrbo	Möglicherweise verborgen

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo wird die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen privat gehalten. Die persönliche E-Mail des Gastes wird sichtbar, wenn dieser das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Gastgeber: Falls Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, werden Gastgaskontaktdaten bis 2 Tage vor dem Check-in verborgen. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Was tun, wenn Sie den Gast nicht erreichen können?

Versuchen Sie diese Methoden in dieser Reihenfolge:

1. Gastnachrichtenfunktion (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal.
2. WhatsApp – senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Anruf – falls keine Antwort auf WhatsApp erfolgt.
4. E-Mail – wenn verfügbar, zur Nachverfolgung.

Tipp: Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Zum Beispiel:

"Hallo [Gastname], ich bin [Ihr Name] von [Unterkunftsname]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte lassen Sie mich wissen, wann Sie Zeit haben. Ich freue mich darauf, Sie willkommen zu heißen!"

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen ansteht und Sie über alle Kanäle hinweg keine Antwort erhalten haben, kontaktieren Sie unser Support-Team über den Holidu-Assistenten. Das Team kann die Buchungsdetails überprüfen und den Gast bei Bedarf über den ursprünglichen Buchungskanal erreichen.

Best Practices zur Vermeidung von Kommunikationslücken

Implementieren Sie diese bewährten Verfahren, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste gut informiert sind:

1. Kontaktieren Sie Gäste frühzeitig über die Gastnachrichtenfunktion. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Ankunft schafft eine positive Atmosphäre und bestätigt wichtige Details – der KI-Assistent kann nachfolgende Fragen automatisch bearbeiten.
2. Senden Sie klare Ankunftsinstruktionen im Voraus. Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und Zugangsdetails kennen.
3. Verwenden Sie automatisierte Nachrichten. Automatisierte Nachrichten funktionieren zusammen mit der Gastnachrichtenfunktion – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen.
4. Aktivieren Sie Self-Check-in, wenn möglich. Dies vermeidet Last-Minute-Stress, wenn die Kommunikation verzögert wird.
5. Bitten Sie Gäste, 2–3 Tage im Voraus zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle auf dem gleichen Stand.

Weitere Unterstützung

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in Ihrem Namen zu sammeln. Wenn Sie diese Daten für Registrierungszwecke benötigen, kontaktieren Sie die Gäste bitte direkt. Unser Support-Team steht Ihnen 7 Tage die Woche zur Verfügung, wenn Sie Hilfe benötigen. Nutzen Sie bitte das Kontaktformular, um uns zu erreichen.