Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Es kann manchmal schwierig sein, einen Gast vor seiner Ankunft zu erreichen. Dieser Leitfaden zeigt dir die besten Möglichkeiten, wie du mit deinen Gästen in Kontakt trittst, unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com oder Holidu erfolgt ist.

Nutze Guest Messaging – dein Posteingang für alle Gästekommunikation

Die Guest Messaging-Funktion von Holidu bringt alle deine Gästegespräche an einem Ort zusammen – egal ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder deiner eigenen Website stammt. Dies ist die schnellste und zuverlässigste Methode, um Gäste vor der Ankunft zu erreichen.

So greifst du darauf zu:

• Gehe zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Gespräche zu sehen.
• Oder öffne eine bestimmte Buchung im Tab Buchungen und klicke auf den Nachrichtenlink in der Buchungsdetailansicht, um direkt zum Gästegespräch zu gelangen.

KI-Assistent:

Ein KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet automatisch häufige Gästefragen – über Check-in, Ausstattung, Anfahrtsrichtungen und mehr. Nachrichten werden auch automatisch zwischen deiner Sprache und der des Gastes übersetzt, sodass Sprache nie ein Hindernis darstellt. Du kannst jederzeit ein Gespräch übernehmen oder den KI-Assistenten ausschalten, wenn du die Nachrichten lieber selbst bearbeiten möchtest.

Gast-Kontaktdetails je nach Buchungskanal

Guest Messaging funktioniert über alle Kanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle können zusätzliche Kontaktdetails (Telefon, persönliche E-Mail) aber sichtbar oder nicht sichtbar sein:

Kanal	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu und direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Möglicherweise verborgen
Booking.com	Möglicherweise verborgen
Vrbo	Möglicherweise verborgen

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo wird die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen geschützt. Die persönliche E-Mail des Gastes wird sichtbar, wenn er das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Gastgeber:

Wenn du dein erstes bestätigtes Check-in noch nicht abgeschlossen hast, sind Gast-Kontaktdetails bis 2 Tage vor dem Check-in verborgen. Nach deinem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Beschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Wenn du den Gast nicht erreichen kannst – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Versuche diese Methoden in der angegebenen Reihenfolge:

1. Guest Messaging (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal.
2. WhatsApp – sende eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Anruf – wenn es keine Antwort auf WhatsApp gibt.
4. E-Mail – folge nach, wenn verfügbar.

Tipp:

Halte deine Nachricht freundlich und prägnant. Zum Beispiel:

„Hallo [Gastname], ich bin [dein Name] von [Unterkunftsname]. Ich möchte nur deine Ankunftszeit bestätigen. Bitte lass mich wissen, wann es dir passt. Ich freue mich, dich begrüßen zu dürfen!"

Was tun, wenn Check-in unmittelbar bevorsteht?

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und du über alle Kanäle keine Antwort erhalten hast, kontaktiere unser Support-Team über den Holidu-Assistenten. Das Team kann die Buchungsdetails überprüfen und den Gast über den ursprünglichen Buchungskanal erreichen.

Bewährte Praktiken, um Kommunikationslücken zu vermeiden

1. Kontaktiere Gäste frühzeitig über Guest Messaging. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Ankunft schafft eine positive Atmosphäre und bestätigt wichtige Details – der KI-Assistent kann Anschlussfragen automatisch bearbeiten.
2. Sende klare Ankunftsinstruktionen im Voraus. Stelle sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und die Zugangsdaten kennen.
3. Nutze automatisierte Nachrichten. Automatisierte Nachrichten funktionieren zusammen mit Guest Messaging – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen.
4. Aktiviere Self-Check-in, wenn möglich. Dies vermeidet Last-Minute-Stress, wenn die Kommunikation verzögert ist.
5. Frage Gäste 2–3 Tage im Voraus, ihre Ankunftszeit zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle aufeinander abgestimmt.

Wichtige Information zur Datenschutzrichtlinie

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in deinem Namen zu sammeln. Wenn du diese Daten für Registrierungszwecke benötigst, kontaktiere die Gäste bitte direkt. Unser lokales Sprachsupport-Team steht dir 7 Tage die Woche zur Verfügung, wenn du Hilfe benötigst.

Kontaktiere unser Support-Team

Falls du bei der Erreichbarkeit eines Gastes auf Schwierigkeiten stößt oder weitere Fragen hast, nutze bitte unser Kontaktformular, um unser Support-Team zu erreichen. Wir helfen dir gerne weiter.