Leitfaden für Gästenachrichten und FAQ

Was ist die Gästenachrichten-Funktion?

Die Gästenachrichten-Funktion bringt alle Gespräche mit Ihren Gästen an einem zentralen Ort zusammen – über alle Ihre Buchungskanäle hinweg. Sie ermöglicht es Ihnen, Gäste effizienter zu unterstützen und nutzt dabei intelligente Automation, um wiederkehrende Anfragen automatisch zu beantworten.

Die Funktion umfasst drei Hauptkomponenten:

• Einheitlicher Posteingang – Nachrichten von Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu und Direktbuchungen an einem Ort
• KI-Assistent – Beantwortet häufige Gästefragen automatisch und rund um die Uhr
• Geplante Nachrichten – Check-in-Details und Zugangscodes werden automatisch versendet

Wo finde ich die Gästenachrichten-Funktion?

So greifen Sie auf die Gästenachrichten zu:

1. Öffnen Sie die Holidu-Web-App
2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Nachrichten
3. Wählen Sie Posteingang, KI-Assistent oder Geplante Nachrichten

So nutzen Sie den Posteingang

Zugriff auf Nachrichten

Im Posteingang sehen Sie alle Gästenkonversationen in separaten Gesprächsfäden. Jede Buchung wird als ein einzelner Faden angezeigt, unabhängig davon, über welchen Kanal die Nachricht kommt.

Nachrichten senden

So antworten Sie auf eine Gästennachricht:

1. Öffnen Sie den relevanten Gesprächsfaden
2. Geben Sie Ihre Antwort in das Nachrichtenfeld ein
3. Klicken Sie auf Senden

Automatische Übersetzung nutzen

Die Gästenachrichten-Funktion bietet eine automatische Übersetzungsfunktion. Schreiben Sie Ihre Nachricht einfach in Ihrer bevorzugten Sprache – sie wird dem Gast in seiner Sprache angezeigt.

Benachrichtigungen

Sie erhalten für jede neue Nachricht eine Benachrichtigung – ähnlich wie eine WhatsApp-Nachricht. Dies gilt auch für Nachrichten, die der KI-Assistent in Ihrem Namen versendet. So wissen Sie immer, was in Ihrem Namen gesagt wurde.

Geplante Nachrichten im Posteingang

Automatisch versendete Nachrichten wie Check-in-Anweisungen und Zugangscodes erscheinen ebenfalls im Gesprächsfaden, damit Sie vollständige Übersicht haben.

Der KI-Assistent

Was macht der KI-Assistent?

Der KI-Assistent beantwortet automatisch häufige Gästefragen 24/7. Er nutzt Informationen zu Ihrem Objekt, um kontextabhängige Antworten zu geben – etwa zu Check-in-Details oder lokalen Empfehlungen.

Welche Themen kann ich dem KI-Assistenten zuweisen?

Sie haben vollständige Kontrolle über den KI-Assistenten. Gehen Sie zu Einstellungen verwalten (Zahnradsymbol in Ihrer Nachrichtenüberschrift), um 8 verschiedene Themen zu konfigurieren:

• Informationen zur Unterkunft
• Sehenswürdigkeiten und Tipps vor Ort
• Gäste-Ankunft
• Online-Check-in und Gästeregistrierung
• Unterkunftsprobleme und Anleitungen
• Spezielle Anfragen
• Check-out und Abreise
• Rechnungen, Gebühren, Kaution und lokale Steuern

Für jedes Thema können Sie wählen, ob der KI-Assistent oder der Gastgeber es bearbeitet. Diese Einstellung gilt für alle Ihre Konversationen – neue und bestehende – daher müssen Sie es nur einmal konfigurieren.

Schnelle Einstellungsoptionen

Nutzen Sie die Schnelloptionen:

• Alle auf KI-Assistent setzen – Der KI-Assistent übernimmt alle konfigurierbaren Themen
• Alle auf Gastgeber setzen – Sie bearbeiten alle Anfragen selbst

Was bearbeitet der KI-Assistent nicht?

Bestimmte Themen werden immer direkt an Holidu weitergeleitet und können nicht geändert werden:

• Buchungen und Zahlungen
• Streitigkeiten und Beanstandungen
• Sicherheits- und Rechtsfragen
• Plattform-, Konto- und Vor-Buchungs-Fragen

Einstellungen per Chat anpassen

Sie können Ihre Einstellungen direkt mit dem KI-Assistenten besprechen. Sagen Sie beispielsweise: „Stoppe den KI-Assistenten bei Unterkunftsproblemen" oder „Schalte die KI überall aus" – der Assistent wird Ihre Einstellungen aktualisieren und die Änderungen bestätigen.

Geplante Nachrichten

Zugriff auf geplante Nachrichten

Um geplante Nachrichten zu konfigurieren:

1. Gehen Sie zum linken Menü in Ihrem Holidu-Portal
2. Wählen Sie Nachrichten > Geplante Nachrichten

Automatische Versendung

Geplante Nachrichten wie Check-in-Details und Zugangscodes werden automatisch für jede Buchung versendet. Sie erscheinen auch im Posteingang für vollständige Transparenz.

Zusammenarbeit mit anderen Personen ermöglichen

Wie aktiviere ich den Zugriff für Mitarbeiter?

Mitarbeiter haben standardmäßig keinen Zugriff auf Gästenachrichten. Um einem Mitarbeiter Zugriff zu geben:

1. Gehen Sie zu der spezifischen Unterkunft in Holidu
2. Navigieren Sie zu Mitarbeiter
3. Passen Sie die Zugriffsrechte dieser Person an
4. Aktivieren Sie den Zugriff auf Gästenkonversationen

Wichtig: Dies muss separat für jede einzelne Unterkunft durchgeführt werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Erste Schritte

Wie greife ich auf den Gästenachrichten-Posteingang zu?

Gehen Sie zum linken Menü im Holidu-Portal und wählen Sie Nachrichten > Posteingang.

Wie konfiguriere ich geplante Nachrichten?

Gehen Sie zum linken Menü im Holidu-Portal und wählen Sie Nachrichten > Geplante Nachrichten.

Ist die Gästenachrichten-Funktion in meinem Konto enthalten?

Ja – die Gästenachrichten-Funktion ist für alle Gastgeber kostenlos enthalten.

Posteingang-Funktionen

Welche Kanäle werden unterstützt?

Konversationen mit Gästen von Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu und Direktbuchungen werden unterstützt.

Kann ich Nachrichten für manuelle Kalendersperren versenden?

Nein – Nachrichten sind nur für tatsächliche Buchungen verfügbar.

Werden alle Gästennachrichten in Holidu angezeigt?

Alle kanalgestützten Nachrichten werden synchronisiert. Gäste können Sie jedoch auch per E-Mail oder Telefon außerhalb von Holidu kontaktieren.

KI-Assistent

Was macht der KI-Assistent?

Der KI-Assistent beantwortet automatisch häufige Gästefragen rund um die Uhr, etwa zu Check-in-Informationen und lokalen Empfehlungen – basierend auf dem lokalen Kontext Ihrer Unterkunft.

Kann ich wählen, welche Fragen der KI-Assistent beantwortet?

Ja. Öffnen Sie Einstellungen verwalten (Zahnradsymbol in Ihrer Nachrichtenüberschrift), um 8 Themen zu konfigurieren und jedes einzelne auf KI-Assistent oder Gastgeber einzustellen. Diese Einstellung gilt für alle Ihre Konversationen.

Gibt es Themen, die der KI-Assistent nicht bearbeitet?

Ja – Buchungen, Zahlungen und Streitigkeiten, Beanstandungen, Sicherheits- und Rechtsfragen sowie Plattform- und Konten-Fragen werden immer direkt an Holidu weitergeleitet. Diese können nicht geändert werden.

Was passiert, wenn der KI-Assistent eine Frage zu einem zugewiesenen Thema nicht beantworten kann?

Der KI-Assistent leitet die Konversation automatisch an Sie weiter, damit nichts steckenbleibt.

Kann ich meine Einstellungen per Chat mit dem KI-Assistenten ändern?

Ja. Sagen Sie dem KI-Assistenten einfach, was Sie möchten – etwa „höre auf, Unterkunftsprobleme zu bearbeiten" oder „schalte die KI überall aus" – und er wird Ihre Einstellungen aktualisieren und die Änderungen bestätigen.

Benachrichtigungen

Wie werde ich über neue Nachrichten benachrichtigt?

Sie erhalten für jede neue Nachricht in Ihren Konversationen eine Benachrichtigung – ähnlich wie eine WhatsApp-Nachricht. Dies gilt auch für Nachrichten, die der KI-Assistent in Ihrem Namen versendet. So wissen Sie immer, was in Ihrem Namen gesagt wurde und können jederzeit eingreifen.

Zusammenarbeit und Zugriff

Können mehrere Personen Gästenachrichten nutzen?

Ja – Gastgeber und eingeladene Mitarbeiter können auf denselben Posteingang zugreifen.

Wie füge ich Mitarbeiter hinzu oder entferne sie?

Verwalten Sie Mitarbeiter in Ihren Holidu-Kontoeinstellungen.

Support

Was mache ich, wenn eine Nachricht Kundenservice-Unterstützung benötigt?

Das Holidu-Kundenservice-Team kann die Konversation bei Bedarf beitreten. Klicken Sie auf die Support-Schaltfläche in der rechten unteren Ecke.

Zusammenfassung

• Einheitlicher Posteingang für alle Buchungskanäle
• KI-Assistent übernimmt routinemäßige Gästefragen 24/7
• Geplante Nachrichten und automatische Übersetzung enthalten
• Gastgeber und Mitarbeiter können denselben Posteingang gemeinsam nutzen
• Benachrichtigungen halten Sie über jede Nachricht informiert – einschließlich derjenigen, die der KI-Assistent für Sie versendet
• Wählen Sie Thema für Thema, welche der KI-Assistent bearbeitet
• Das Kundenservice-Team steht 7 Tage die Woche in Ihrer Sprache zur Verfügung, wenn eine Konversation menschliche Unterstützung benötigt
• Es gelten Einschränkungen für manuelle Kalendersperren und externe Gästekontaktmethoden

Für weitere Fragen kontaktieren Sie den Holidu-Support.