Leitfaden für Gästenachrichten und FAQ

Was ist die Gästenachrichten-Funktion?

Die Gästenachrichten-Funktion bringt alle Ihre Gespräche mit Gästen an einem zentralen Ort zusammen – über alle Ihre Buchungskanäle hinweg. Sie vereinheitlicht Nachrichten von Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu und direkten Buchungen in einer einzigen Inbox und nutzt einen KI-Assistenten, um häufig gestellte Fragen automatisch zu beantworten.

Die drei Hauptkomponenten

Die Gästenachrichten-Funktion besteht aus drei wesentlichen Elementen:

• Inbox: Alle Gästekonversationen von allen Buchungsplattformen zentral verwalten
• KI-Assistent: Automatische Beantwortung häufig gestellter Fragen rund um die Uhr
• Geplante Nachrichten: Automatischer Versand von Check-in-Details und Zugangsschlüsseln

Wo Sie die Gästenachrichten-Funktion finden

Die Gästenachrichten-Funktion ist einfach erreichbar:

1. Öffnen Sie die Holidu-Web-App
2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Nachrichten
3. Wählen Sie Inbox aus

Übersicht zur Nutzung der Inbox

Die Inbox ist das Herzstück der Gästenkommunikation. Hier erhalten Sie einen umfassenden Überblick über alle Ihre Gästekonversationen:

Wie Sie auf die Inbox zugreifen

Navigieren Sie zu Nachrichten > Inbox in der Holidu-Plattform. Jede Buchung wird als ein einzelner Gesprächsfaden angezeigt, unabhängig davon, von welcher Plattform die Nachricht stammt.

So nutzen Sie die Inbox effektiv

1. Finden Sie das relevante Gesprächsfaden: Alle Nachrichten zu einer Buchung werden zusammengefasst, egal ob sie von Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu oder direkten Buchungen stammen
2. Verfassen und Senden Sie Nachrichten: Geben Sie Ihre Antwort in das Nachrichtenfeld ein und klicken Sie Senden
3. Automatische Übersetzung: Schreiben Sie Ihre Nachricht in Ihrer bevorzugten Sprache – sie wird automatisch in die Sprache des Gastes übersetzt, soweit möglich
4. Geplante Nachrichten: Check-in-Informationen und Zugangsschlüssel werden automatisch vom System versendet und erscheinen ebenfalls im Gesprächsfaden
5. Benachrichtigungen: Sie erhalten eine Benachrichtigung für jede neue Nachricht, ähnlich wie bei WhatsApp – auch für Nachrichten, die der KI-Assistent in Ihrem Namen versendet

Welche Kanäle werden unterstützt?

Die Inbox unterstützt Gästekonversationen von folgenden Plattformen:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Holidu
• Direktbuchungen

Der KI-Assistent

Der KI-Assistent beanwortet häufig gestellte Fragen Ihrer Gäste automatisch, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Er ist kontextbezogen und nutzt lokale Informationen zu Ihrer Unterkunft.

Was der KI-Assistent tut

Der KI-Assistent beantwortet automatisch häufige Gastfragen wie:

• Check-in-Informationen
• WLAN-Zugangsdaten
• Wegbeschreibungen und lokale Empfehlungen
• Fragen zur Unterkunftsausstattung

Kontrolle über KI-Themen

Sie entscheiden, welche Themen der KI-Assistent behandelt. Öffnen Sie die Verwaltungseinstellungen (Zahnrad-Symbol in der Kopfzeile von Nachrichten), um zwischen folgenden 8 Themen zu wählen:

• Immobilieninformationen
• Sehenswürdigkeiten und lokale Punkte
• Gastarrivée
• Online-Check-in und Gastregistrierung
• Immobilienfragen und Anleitungen
• Spezielle Anfragen
• Check-out und Abreise
• Rechnungen, Gebühren, Kaution und Steuern

Für jedes Thema können Sie wählen, ob es der KI-Assistent oder der Host übernimmt. Nutzen Sie die Schnelloptionen Alle auf KI-Assistent setzen oder Alle auf Host setzen, um alle Einstellungen auf einmal zu ändern.

Was der KI-Assistent nicht übernimmt

Diese sensiblen Themen werden immer direkt von Holidu behandelt:

• Buchungen
• Zahlungen und Streitigkeiten
• Beschwerden
• Sicherheits- und rechtliche Angelegenheiten
• Plattform-, Konto- und Vorbuchungsfragen

Was passiert, wenn der KI-Assistent eine Frage nicht beantworten kann?

Wenn der KI-Assistent ein Thema nicht vollständig beantworten kann, das Sie ihm zugewiesen haben, leitet er das Gespräch automatisch an Sie weiter. Keine Frage bleibt offen oder festgefahren.

Geplante Nachrichten

Geplante Nachrichten automatisieren den Versand von wichtigen Informationen. Besuchen Sie Nachrichten > Geplante Nachrichten, um diese zu verwalten.

Automatisch versendete Nachrichten wie Check-in-Anweisungen und Zugangsschlüssel erscheinen ebenfalls in den Gesprächsfäden, sodass Sie eine vollständige Nachrichtenhistorie haben.

Zusammenarbeit mit Mitarbeitern

Wie aktiviere ich den Zugriff für Mitarbeiter?

Mitarbeiter erhalten nicht automatisch Zugriff auf Gästenachrichten. Um einem Mitarbeiter Zugriff zu gewähren:

1. Navigieren Sie in Holidu zur spezifischen Immobilie
2. Gehen Sie zum Bereich Mitarbeiter
3. Passen Sie die Zugriffsrechte der Person an
4. Aktivieren Sie den Zugriff auf Gästekonversationen

Bitte beachten Sie: Diese Einstellungen müssen separat für jede einzelne Immobilie vorgenommen werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Erste Schritte

Wie greife ich auf die Gästenachrichten-Inbox zu?

Gehen Sie im linken Menü des Holidu-Host-Portals auf Nachrichten > Inbox. Alle Ihre Gästekonversationen werden hier zentral angezeigt.

Ist die Gästenachrichten-Funktion in meinem Konto enthalten?

Ja – die Gästenachrichten-Funktion ist für alle Hosts kostenlos enthalten und ohne zusätzliche Gebühren verfügbar.

Welche Nachrichtenkanäle werden unterstützt?

Gästekonversationen von Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu und direkten Buchungen werden alle in einer Inbox zusammengefasst.

Inbox-Funktionen

Kann ich die Nachrichtenhistorie für abgeschlossene Buchungen einsehen?

Ja – Sie können Nachrichten für kommende, aktuelle und vergangene Buchungen ansehen. Die Verfügbarkeit ist jedoch auf einen begrenzten Zeitraum nach dem Check-out begrenzt.

Werden alle Gästenachrichten in Holidu angezeigt?

Ja – alle kanalgestützten Nachrichten (von Booking.com, Airbnb usw.) werden synchronisiert. Gäste können Sie jedoch weiterhin per E-Mail oder Telefon außerhalb von Holidu kontaktieren; diese Nachrichten erscheinen nicht automatisch in der Inbox.

Kann ich Nachrichten für manuell erstellte Kalendersperrungen verschicken?

Nein – Nachrichten sind nur für aktuelle Buchungen verfügbar.

KI-Assistent

Was macht der KI-Assistent genau?

Der KI-Assistent beantwortet häufig gestellte Gästefragen automatisch, 24 Stunden am Tag. Er nutzt lokale Kontextinformationen Ihrer Immobilie und antwortet beispielsweise auf Fragen zu Check-in, WLAN und Sehenswürdigkeiten.

Kann ich bestimmen, welche Fragen der KI-Assistent beantwortet?

Ja – absolut. Öffnen Sie Verwaltungseinstellungen (Zahnrad-Symbol in Ihrer Nachrichten-Kopfzeile) und wählen Sie für jedes der 8 Themen aus, ob der KI-Assistent oder der Host es bearbeitet. Diese Einstellung gilt für alle Ihre Konversationen – sowohl bestehende als auch neue – bis Sie sie ändern.

Kann ich meine Einstellungen direkt dem KI-Assistenten mitteilen?

Ja – sagen Sie dem KI-Assistenten einfach, was Sie möchten, beispielsweise „Deaktiviere die KI für Immobilienfragen" oder „Schalte die KI überall aus". Der Assistent wird Ihre Einstellungen aktualisieren und die Änderungen bestätigen.

Gibt es Themen, die der KI-Assistent niemals bearbeitet?

Ja – Buchungen, Zahlungen und Streitigkeiten, Beschwerden, Sicherheits- und rechtliche Angelegenheiten sowie Plattform-/Konto-/Vorbestellungsfragen werden immer direkt von Holidu bearbeitet. Sie können dies nicht ändern – dies gewährleistet, dass sensible Angelegenheiten konsistent behandelt werden.

Was passiert, wenn der KI-Assistent eine Frage zu einem Thema, das ich ihm zugewiesen habe, nicht beantworten kann?

Der KI-Assistent übergibt das Gespräch automatisch an Sie, sodass nichts steckenbleibt oder unbeantwortet bleibt.

Benachrichtigungen

Wie werde ich über neue Nachrichten benachrichtigt?

Sie erhalten eine Benachrichtigung für jede neue Nachricht in Ihren Konversationen – auf die gleiche Weise wie WhatsApp-Nachrichten – einschließlich Nachrichten, die der KI-Assistent in Ihrem Namen versendet. Dies ersetzt die alte Benachrichtigung „ungelesene Nachrichten", sodass Sie immer wissen, was in Ihrem Namen gesagt wurde, und jederzeit eingreifen können.

Zusammenarbeit und Zugriff

Können mehrere Personen die Gästenachrichten nutzen?

Ja – Hosts und eingeladene Mitarbeiter können auf die gleiche Inbox zugreifen und Nachrichten beantworten.

Wie verwalte ich Mitarbeiterzugriff?

Mitarbeiter erhalten nicht automatisch Zugriff. Um einem Mitarbeiter Zugriff zu gewähren, gehen Sie in Holidu zur spezifischen Immobilie, navigieren zu Mitarbeiter, passen die Zugriffsrechte an und aktivieren den Zugriff auf Gästekonversationen. Diese Einstellung muss separat für jede Immobilie vorgenommen werden.

Support

Was mache ich, wenn eine Nachricht Kundenservice-Unterstützung benötigt?

Das Holidu-Kundenservice-Team kann jederzeit in das Gespräch einsteigen, wenn weitere Unterstützung erforderlich ist.