Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese auszustellen. Holidu kann keine Rechnungen an Gäste ausstellen, da wir nicht der rechtliche Eigentümer oder Dienstleister der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu ermöglicht die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen als Gastgeber. Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleister und sind daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen an Ihre Gäste.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. In den meisten Ländern sind Sie dazu verpflichtet. Holidu ermöglicht nur die Zahlungsabwicklung, die Rechnungsstellung ist Ihre Verantwortung. Für professionelle Gastgeber mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende jedes Aufenthalts obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese anfordert. Dies gewährleistet die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchungsvorschriften.

Was ist das Gast-Rechnungs-Tool?

Um es Ihnen einfacher zu machen, stellt Holidu das Gast-Rechnungs-Tool in Ihrem Gastgeber-Account zur Verfügung. Mit diesem Tool können Sie einfach und rechtmäßig für jeden bestätigten Aufenthalt Rechnungen erstellen.

Wichtige Funktionen

• Rechnungserstellung im Self-Service: Generieren, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus
• Rechtlich konform: Das Tool unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften
• Flexible Arbeitsweise: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie die Rechnung aus, wenn sie bereit ist
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes

Wichtig: Nach der Ausstellung einer Rechnung kann diese nicht mehr bearbeitet oder geändert werden. Falls Sie unsicher sind, wählen Sie Speichern und Schließen, um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie Speichern und Ausstellen wählen, wird sie endgültig und unveränderbar.

Wo finde ich das Gast-Rechnungs-Tool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Account an. Falls Sie mehrere Objekte verwalten, wählen Sie das entsprechende aus
2. Gehen Sie zu Mehr (oben rechts)
3. Wählen Sie dann Gast-Rechnungen aus

Option 2

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Account an. Falls Sie mehrere Objekte verwalten, wählen Sie das entsprechende aus
2. Gehen Sie zum Bereich Buchungen auf der linken Seite des Bildschirms und wählen Sie die Reservierung aus, für die Sie eine Rechnung ausstellen möchten
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Rechnung für Gäste erstellen

So konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für Gast-Rechnungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und lokale Steueranforderungen erfüllen, können Sie Ihre Daten und Anzeigeeinstellungen im Bereich Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen korrekt sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeber-Details: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, Ihre E-Mail und Ihr Unternehmensname korrekt sind
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder Hauptwohnsitzadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren

Passen Sie die Anzeige-Einstellungen der Rechnung an

Sie können genau steuern, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in den Rechnungseinstellungen ein- oder ausschalten:

• Umsatzsteuer anzeigen: Schalten Sie dies ein, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Umsatzsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen
• Fußzeilendetails: Sie können auswählen, ob Ihre Umsatzsteuer-ID, persönliche Steuer-ID oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments angezeigt werden sollen
• Rechtlicher Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten Standardwert für Ihre rechtliche Fußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Danksagung oder einen spezifischen gesetzlichen Haftungsausschluss, der in Ihrer Region erforderlich ist)

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Rechnungserstellung

1. Wählen Sie Buchungsdetails

Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache (Deutsch oder Englisch).

2. Fügen Sie Gast-Informationen hinzu

Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-ID ein.

3. Überprüfen und passen Sie an

Das System zeigt automatisch Buchungsdetails wie Daten, Objektname und Gesamtbetrag an. Sie können auch unter Rechtlicher Fußzeile eine persönliche Nachricht hinzufügen.

4. Finalisieren Sie die Rechnung

• Abbrechen: Verwerfen Sie den Entwurf
• Speichern und Schließen: Behalten Sie ihn als Entwurf zur späteren Bearbeitung
• Speichern und Ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Nach der Ausstellung kann sie nicht mehr geändert werden

5. Herunterladen und Versenden

Die ausgestellte Rechnung kann als PDF heruntergeladen und manuell an Ihren Gast versendet werden.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Einstellungen für automatische Rechnungsnummern können Sie auswählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Schalten Sie diese Funktion ein, damit das System automatisch jeder neuen Rechnung eine eindeutige Nummer zuweist und Sie Zeit bei der manuellen Erfassung sparen

Rechnungsstellung für Zusatzleistungen

Um Zusatzleistungen über den Gast-Aufenthalt hinaus zu berechnen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für den Aufenthalt und generieren Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Zusatzleistungen.

Persönliche Steuer-ID für deutsche Gastgeber

Für Gastgeber in Deutschland ist es wichtig zu beachten, dass die persönliche Steuer-ID (Steuernummer) nicht angezeigt werden sollte. Die korrekte Nummer ist stattdessen die Steuernummer.

So konfigurieren Sie die Steuernummer, damit sie auf allen Rechnungen enthalten ist:

1. Gehen Sie zu Einstellungen unter Rechnungen im Gast-Rechnungs-Tool
2. Suchen Sie das Feld Steuernummer
3. Klicken Sie auf Bearbeiten
4. Geben Sie die gültige Steuernummer ein
5. Speichern Sie die Einstellungen

Nach dem Speichern wird diese Nummer standardmäßig auf dem Rechnungsformular angezeigt.

Wichtige Erinnerungen

• Stellen Sie immer Rechnungen für den vollständigen vom Gast gezahlten Betrag aus
• Stellen Sie die Rechnung erst nach dem Check-in aus
• Holidu-Provisionen werden vor Ihrer Auszahlung abgezogen, müssen aber dennoch im Gesamtbetrag enthalten sein
• Bei stornierten Buchungen können Gäste eine Stornierungsrechnung anfordern
• Holidu stellt das Tool zur Verfügung, aber Sie bleiben der offizielle Aussteller aller Rechnungen

Häufig gestellte Fragen

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. In den meisten Ländern sind Sie dazu verpflichtet. Holidu ermöglicht nur die Zahlungsabwicklung, die Rechnungsstellung ist Ihre Verantwortung.

Kann ich Zusatzleistungen wie Essen oder E-Bikes einrechnen?

Ja! Verwenden Sie die Option Zusatzrechnung.

Was ist, wenn ich einen Fehler mache?

Sie können die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen. Nach der Ausstellung kann sie nicht mehr bearbeitet werden.