Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu vermittelt die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen als Gastgeber. Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstanbieter – und daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Quittungen für Ihre Gäste.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag widerspiegeln, den der Gast bezahlt hat.
• Stellen Sie Rechnungen erst ab dem Tag des Gastes Ankunkftt aus. Den Entwurf können Sie jedoch jederzeit vorher vorbereiten.
• Lokale Steuervorschriften können unterschiedlich sein – bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, wenn Sie unsicher sind.

Bin ich gesetzlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind gesetzlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder Quittung für ihren Aufenthalt auszustellen.

Holidu vermittelt nur die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Das bedeutet, dass Sie als Gastgeber oder Hausverwalter vollständig verantwortlich für die Rechnungserstellung bleiben.

Für professionelle Gastgeber mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende jedes Aufenthalts obligatorisch – unabhängig davon, ob der Gast diese speziell anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchführungsvorschriften.

Hinweis für Immobilien auf den Kanarischen Inseln:
Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer des Festlands (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Immobilien auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA enthalten, müssen aber den IGIC-Regeln entsprechen.

Was ist das Gast-Rechnungs-Tool?

Um es Ihnen einfacher zu machen, stellt Holidu das Gast-Rechnungs-Tool zur Verfügung, das in Ihrem Gastgeber-Konto verfügbar ist. Das Tool hilft Ihnen, rechtlich konforme Rechnungen direkt über Ihr Holidu-Konto zu erstellen.

Hauptfunktionen

• Self-Service-Rechnungserstellung: Erstellen, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie Details und stellen Sie aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-Ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie, dass eine ausgestellte Rechnung nicht bearbeitet oder geändert werden kann. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und ausstellen" wählen, wird sie endgültig und kann nicht mehr geändert werden.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gast-Rechnungs-Tool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, es zu öffnen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gast-Rechnungen aus.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

Wie konfiguriere ich meine Gast-Rechnungseinstellungen?

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und den lokalen Steueranforderungen entsprechen, können Sie Ihre Daten und Anzeigeeinstellungen im Bereich Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gast- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen korrekt sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeber-Details: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, E-Mail und Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder primäre Wohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Anzeigeeinstellungen der Rechnung an

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in Rechnungseinstellungen umschalten:

• Mehrwertsteuer anzeigen: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Mehrwertsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Sie Ihre Mehrwertsteuer-ID, Persönliche Steuer-ID oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder verbergen möchten.
• Rechtlicher Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihre rechtliche Fußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Dankesnachricht oder ein spezifischer rechtlicher Hinweis, der von Ihrer Region verlangt wird).

Wählen Sie aus, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt

Wenn Sie Immobilien unter mehr als einem Unternehmen verwalten – zum Beispiel als Eigentümer oder wenn ein Unternehmen die Immobilie in Ihrem Auftrag verwaltet – können Sie jetzt kontrollieren, welches auf jeder Rechnung verwendet wird.

Dies gilt für Sie, wenn:

• Sie die Immobilie direkt besitzen und auch über ein separates Unternehmen, das Sie führen, Rechnungen stellen, oder
• Ein Verwaltungsunternehmen die Immobilie in Ihrem Auftrag verwaltet, und entweder Sie oder dieses Unternehmen muss die Rechnung ausstellen

Welches Unternehmen verwendet wird, hängt von der Buchung ab – wir wählen automatisch das aus, das auf diese spezifische Buchung zutrifft. Wenn es nicht korrekt ist oder Sie als ein anderes Unternehmen Rechnung stellen möchten, können Sie es vor der Ausstellung ändern.

Wo es zu verwalten ist: Einstellungen > Rechnungen. Sie sehen Ihr Standardprofil plus alle, die Sie selbst erstellt haben. Sie können jederzeit ein Profil hinzufügen, umbenennen, bearbeiten oder löschen.

Änderungen manuell vorgenommen? Wenn Sie die Rechnungsdetails bearbeiten und diese nicht mit einem gespeicherten Profil übereinstimmen, werden Sie gefragt, ob Sie diese als neues Profil speichern möchten – damit Sie sie beim nächsten Mal nicht erneut eingeben müssen.

Rechnungsnummern: Jedes Profil führt seine eigene Zählung und warnt Sie vor Duplikaten, sodass Ihre Nummern unabhängig davon sauber bleiben, welches Unternehmen Sie als Rechnung verwenden.

Schritt für Schritt: Rechnung erstellen

Schritt 1: Wählen Sie Buchungsdetails aus

Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache. Wählen Sie den Aussteller – wir wählen ihn automatisch, aber Sie können ihn hier wechseln.

Schritt 2: Gastinformationen hinzufügen

Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und die Mehrwertsteuer-ID ein (falls zutreffend).

Schritt 3: Überprüfen und anpassen

Das System zeigt Buchungsdetails wie Daten, Immobilienname und Gesamtbetrag automatisch an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter der Rechtliche Fußzeile hinzufügen. Die in der Rechtlichen Fußzeile hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

Schritt 4: Finalisieren Sie die Rechnung

• Abbrechen: Verlassen Sie das Formular ohne Ihre letzten Änderungen zu speichern. Der Entwurf bleibt in Ihrer Liste.
• Speichern und schließen: Behalten Sie es als Entwurf zur späteren Bearbeitung.
• Speichern und ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Nach der Ausstellung kann sie nicht mehr geändert werden.

Schritt 5: Lieferung

Nach der Ausstellung wird die Rechnung automatisch an Ihren Gast per E-Mail mit dem PDF-Anhang versendet. Sie können das PDF jederzeit auch über das Tool herunterladen, zum Beispiel wenn der Gast es später erneut anfordert.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Einstellungen für automatische Rechnungsnummern können Sie Folgendes wählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Schalten Sie diese Option ein, damit das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweist, was Ihnen Zeit bei der manuellen Aufzeichnung spart.

Rechnungsstellung für Zusatzleistungen

Um zusätzliche Dienstleistungen über den Gastenaufenthalt hinaus zu berechnen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für den Aufenthalt und erstellen Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.