Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitgestellen.

Holidu kann keine Rechnungen an Gäste ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen (dem Gastgeber oder Immobilienverwalter) nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu ermöglicht die Zahlungsabwicklung zwischen Gast und Ihnen, dem Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleister – und daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen für Ihre Gäste.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen von Gast gezahlten Betrag widerspiegeln.
• Rechnungen sollten nur nach dem Auschecken des Gastes ausgestellt werden.
• Lokale Steuerregeln können unterschiedlich sein – erkundigen Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem Steuerberater.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind in den meisten Ländern rechtlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt bereitzustellen.

Holidu erleichtert nur die Zahlungsabwicklung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Dies bedeutet, dass Sie als Gastgeber oder Immobilienverwalter vollständig verantwortlich für die Rechnungsstellung bleiben.

Für professionelle Gastgeber mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die Ausstellung einer Rechnung nach jedem Aufenthalt obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast dies anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchhaltungsvorschriften.

Hinweis für Immobilien auf den Kanarischen Inseln:
Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer (IVA) des Festlandes an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Immobilien auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA enthalten, müssen aber den IGIC-Regeln entsprechen.

Was ist das Gast-Rechnungstool?

Um alles zu erleichtern, bietet Holidu das Gast-Rechnungstool in Ihrem Gastgeber-Konto an. Das Tool hilft Gastgebern, rechtlich konforme Rechnungen direkt über ihr Holidu-Konto zu erstellen.

Hauptmerkmale

• Self-Service-Rechnungserstellung: Erstellen, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie ihn aus, wenn er fertig ist.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie, dass eine ausgestellte Rechnung nicht bearbeitet oder geändert werden kann. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und Schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und Ausstellen" wählen, wird sie endgültig und nicht mehr veränderbar.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gast-Rechnungstool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus.
2. Gehen Sie zum Tab „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gastrechnungen aus.

Option 2:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus.
2. Gehen Sie zum Tab Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Erstellen Sie eine Rechnung für Ihre Gäste.

So konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für Gastrechnungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und den lokalen Steueranforderungen entsprechen, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Bereich Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen korrekt sind, da diese auf der Rechnung zur Identifizierung verwendet werden.

• Gastgeberangaben: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, E-Mail und Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder Wohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Anzeigeeinstellungen der Rechnung an

Sie können genau steuern, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in den Rechnungseinstellungen aktivieren oder deaktivieren:

• Mehrwertsteuer anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Mehrwertsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder ausblenden möchten.
• Rechtlicher Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihren rechtlichen Fußzeilentext hinzuzufügen (z. B. eine Danksagung oder ein bestimmter, von Ihrer Region erforderter rechtlicher Haftungsausschluss).

Schritt für Schritt: Erstellen Sie die Rechnung

1. Wählen Sie Buchungsdetails: Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache (Deutsch oder Englisch).

2. Geben Sie Gastinformationen ein: Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein (falls zutreffend).

3. Überprüfen und passen Sie an: Das System zeigt Buchungsdetails wie Daten, Immobilienname und Gesamtbetrag automatisch an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter dem Rechtlichen Fußzeilentext hinzufügen. Die im Rechtlichen Fußzeilentext hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

4. Finalisieren Sie die Rechnung:

• Abbrechen: Verwerfen Sie den Entwurf.
• Speichern und Schließen: Behalten Sie es als Entwurf für später Bearbeitungen.
• Speichern und Ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Einmal ausgestellt, kann sie nicht geändert werden.

5. Laden Sie herunter und senden Sie:
Die ausgestellte Rechnung kann als PDF heruntergeladen und manuell an Ihren Gast gesendet werden.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Automatische Rechnungsnummerneinstellungen können Sie wählen, ob Sie:

• Automatische Generierung aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, damit das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweist, was Ihnen Zeit bei der manuellen Datenspeicherung spart.

Abrechnung für Zusatzleistungen

Um Zusatzleistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus abzurechnen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für Aufenthalt und erstellen dann eine separate Zusatzrechnung für Zusatzleistungen.

Persönliche Steuernummer für deutsche Gastgeber

Für Gastgeber in Deutschland sollte die Persönliche Steuernummer (SteuerID/IdNr.) nicht angezeigt werden (diese Information wird nicht automatisch auf alle Rechnungen übertragen, aber das Feld ist leer). Die richtige Nummer, die stattdessen verwendet werden sollte, ist die Steuernummer.

So konfigurieren Sie die Steuernummer, damit sie auf allen Rechnungen enthalten ist:

1. Gehen Sie unter Rechnungen im Gast-Rechnungstool zu Einstellungen.
2. Suchen Sie das Feld Steuernummer.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Geben Sie die gültige Steuernummer manuell ein.
5. Speichern Sie die Einstellungen.

Nach dem Speichern wird diese Nummer standardmäßig auf dem Rechnungsformular angezeigt.

Wichtige Erinnerungen

• Stellen Sie immer Rechnungen für den vollständigen vom Gast gezahlten Betrag aus.
• Stellen Sie sie nur nach dem Auschecken aus.
• Die Holidu-Provision wird vor der Auszahlung abgezogen, muss aber dennoch im Gesamtbetrag enthalten sein.
• Falls eine Buchung storniert wird, können Gäste eine Stornierungsrechnung anfordern.
• Holidu stellt das Tool zur Verfügung, aber Sie bleiben der offizielle Aussteller aller Rechnungen.

Häufig gestellte Fragen

F: Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?
A: Ja, in den meisten Ländern sind Sie das. Holidu erleichtert nur die Zahlungsabwicklung – die Rechnungsstellung ist Ihre Verantwortung.

F: Kann ich Zusatzleistungen wie Lebensmittel oder E-