Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu vermittelt die Zahlung zwischen Ihrem Gast und Ihnen als Gastgeber. Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleister und sind daher dafür verantwortlich, Ihren Gästen eine Rechnung oder einen Beleg auszustellen.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag widerspiegeln, den der Gast bezahlt hat.
• Stellen Sie Rechnungen nur nach dem Auschecken des Gastes aus.
• Lokale Steuerregeln können unterschiedlich sein. Wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater, falls Sie unsicher sind.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind rechtlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt auszustellen.

Holidu vermittelt nur die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Das bedeutet, dass Sie als Gastgeber oder Immobilienverwalter die vollständige Verantwortung für die Rechnungsstellung tragen.

Für professionelle Gastgeber mit einer gültigen Steuernummer ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende jedes Aufenthalts zwingend erforderlich, unabhängig davon, ob der Gast diese speziell anfordert. Dies gewährleistet die Einhaltung der lokalen Steuer- und Bilanzierungsvorschriften.

Hinweis für Immobilien auf den Kanarischen Inseln:
Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer auf dem Festland (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Daher sollten Rechnungen für Immobilien auf den Kanarischen Inseln nicht die IVA, sondern die IGIC-Regeln enthalten.

Was ist das Gasترechnungs-Tool?

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellt Holidu das Gasترechnungs-Tool zur Verfügung, das in Ihrem Gastgeberkonto verfügbar ist. Mit diesem Tool können Sie problemlos rechtlich konforme Rechnungen direkt über Ihr Holidu-Konto erstellen.

Wichtigste Funktionen

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Generieren, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Das Tool unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuerregeln.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie aus, wenn alles bereit ist.
• Zusatzservices: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie, dass eine ausgestellte Rechnung nicht bearbeitet oder geändert werden kann. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und Schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und Ausstellen" wählen, wird sie endgültig und unveränderbar.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gasترechnungs-Tool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gasترechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Reservierung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

Wie konfiguriere ich meine Gasترechnungs-Einstellungen?

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell und konform mit lokalen Steueranforderungen sind, können Sie Ihre Angaben und Anzeigeeinstellungen im Bereich Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen korrekt sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeberangaben: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, Ihre E-Mail und Ihr Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre juristische Geschäfts- oder Wohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Customize Invoice Display Settings

Sie können genau steuern, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in Rechnungseinstellungen aktivieren oder deaktivieren:

• Mehrwertsteuer anzeigen: Aktivieren Sie dies, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Mehrwertsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeile-Details: Sie können wählen, ob Sie Ihre Steuernummer, Persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder verbergen möchten.
• Rechtlicher Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten "Standardwert" für Ihre Rechtsfußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Dankesnachricht oder einen bestimmten rechtlichen Hinweis, der von Ihrer Region erforderlich ist).

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen der Rechnung

1. Buchungsdetails auswählen: Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache (Deutsch oder Englisch).

2. Gastinformationen hinzufügen: Geben Sie die Abrechnungsadresse und die Steuernummer des Gastes ein (falls zutreffend).

3. Überprüfen und anpassen: Das System zeigt automatisch Buchungsdetails wie Daten, Immobiliennamen und Gesamtbetrag an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter Rechtsfußzeile hinzufügen. Die in der Rechtsfußzeile hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

4. Rechnung fertigstellen:

• Abbrechen: Verwerfen Sie den Entwurf.
• Speichern und Schließen: Speichern Sie als Entwurf zur späteren Bearbeitung.
• Speichern und Ausstellen: Fertigstellen Sie die Rechnung. Nach der Ausstellung kann sie nicht mehr geändert werden.

5. Herunterladen und versenden:
Die ausgestellte Rechnung kann als PDF heruntergeladen und manuell an Ihren Gast versendet werden.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Einstellungen für automatische Rechnungsnummerierung können Sie Folgendes wählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweisen zu lassen und Ihnen manuelle Aufzeichnungen zu sparen.

Rechnungsstellung für Extras

Um zusätzliche Services über den Aufenthalt des Gastes hinaus in Rechnung zu stellen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für den Aufenthalt und generieren Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.

Persönliche Steuernummer für deutsche Gastgeber

Für Gastgeber in Deutschland ist es wichtig zu beachten, dass die Persönliche Steuernummer (SteuerID/IdNr.) nicht angezeigt werden sollte (diese Information wird nicht automatisch auf alle Rechnungen übertragen, aber das Feld bleibt leer). Die korrekte Nummer, die stattdessen verwendet werden sollte, ist die Steuernummer.

So können Sie die Steuernummer konfigurieren, damit sie auf allen Rechnungen enthalten ist:

1. Gehen Sie zu Einstellungen unter Rechnungen im Gasترechnungs-Tool.
2. Suchen Sie das Feld Steuernummer.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Geben Sie die gültige Steuernummer manuell ein.
5. Speichern Sie die Einstellungen.

Nach dem Speichern wird diese Nummer standardmäßig im Rechnungsformular angezeigt.

Wichtige Erinnerungen

• Stellen Sie immer Rechnungen für den vollständigen Betrag aus, den der Gast bezahlt hat.
• Stellen Sie nur nach dem Auschecken aus.
• Die Holidu-Provision wird vor der Auszahlung abgezogen, muss aber immer noch im Gesamtbetrag enthalten sein.
• Wenn eine Buchung storniert wird, können Gäste eine Stornorechnung anfordern.
• Holidu stellt das Tool zur Verfügung, aber Sie bleiben der offizielle Aussteller aller Rechnungen.

Häufig gestellte Fragen

F: Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?
A: Ja, in den meisten Ländern sind Sie das. Holidu erhebt nur die Zahlung, die Rechnungsstellung ist Ihre Verantwortung.

F: Kann ich Extras wie Essen oder E-Bikes hinzufügen?
A: Ja! Verwenden Sie die Option „Zusatzrechnung".

F: Was ist, wenn ich einen Fehler mache?
A: Sie können die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen. Nach der Ausstellung kann