So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

In diesem Leitfaden erklären wir, wie Sie die Online-Check-in-Funktion über Ihr Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Hier finden Sie die Links und Informationen für alle unterstützten Länder und Regionen:

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung mit SES.Hospedajes herstellen
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mit Mossos verbinden
Baskenland	Ertzaintza	Mit Ertzaintza verbinden
Portugal	SIBA	Verbindung mit SEF/SIBA herstellen
Deutschland	AVS	Ihre Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in-Funktion in Italien | Statistische Meldung in Italien

Bitte beachten Sie, dass diese Registrierung erforderlich ist, um mit den nächsten Schritten fortzufahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, die Sie in Ihr Holidu-Konto eintragen, um die Verbindung herzustellen.

2. Verbindung meiner Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion

1. Klicken Sie in Ihrer Holidu-App auf das Holidu-Logo und wählen Sie den Bereich "Konto". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfigurieren" im Abschnitt "Online-Gasregistrierung".
2. Sie sehen hier Ihre Liste der Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.
3. Ein Bildschirm wird angezeigt, auf dem Sie eine Liste Ihrer Unterkünfte sehen. Sie können den Verbindungsstatus für jede Unterkunft sehen und auf die spezifische Unterkunft klicken, die Sie verbinden möchten.
4. Ein Formular wird angezeigt, das Sie mit den Details des Landes, in dem sich die Unterkunft befindet, ausfüllen müssen.
5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf "Automatisches Senden an Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten, sondern die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.
6. Klicken Sie auf "Validieren".
7. Klicken Sie nach erfolgreicher Aktivierung auf "Änderungen speichern" am Ende des Formulars.
8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft jetzt mit Ihrer zuständigen Behörde verbunden.
9. Um Fehler zu vermeiden, stellen Sie bitte sicher, dass:
   • Sie den richtigen Eigentümerfiskaldecode verwenden. Dies ist entweder Ihre Ausweiskennummer oder die NIE, wenn Sie nicht aus Spanien sind.
   • Sie Ihre vollständige Ausweisummer oder NIE eingeben, einschließlich aller Nullen.
   • Sie die Anmeldedaten verwenden, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben, und nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten.
10. Sie können nun das Formular schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach Abschluss der Einrichtung läuft das System automatisch. Folgendes können Sie erwarten:

3.1 Prozess für den Gast

Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder eine Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.

Der Gast füllt die Angaben aller Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscans (Reisepass oder Ausweis). Dieser Vorgang muss für alle mitreisenden Personen wiederholt werden.

Die Daten werden dann sicher eingereicht und im System gespeichert.

Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden zusätzliche Erinnerungen gesendet, um ihn an seine Pflichten zu erinnern. Falls Ihre Gäste nicht kooperieren, können Sie die Daten immer für sie ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde eingereicht.

3.2 Status in der Buchungsseite erkennen

Auf der Buchungsdetailseite wird der Status für jede Buchung wie folgt angezeigt:

Status	Symbol/Bezeichnung	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Alle Gäste registriert	Blau • Abgeschlossen	Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; die Daten sind zur Einreichung bereit (falls zutreffend).	Keine Maßnahme erforderlich; überprüfen Sie die Details, wenn lokale Regeln eine Überprüfung erfordern.
Gast-Check-in ausstehend	Grau • In Bearbeitung	Der Gast hat nicht alle erforderlichen Felder ausgefüllt.	Kontaktieren Sie den Gast, um fehlende Details auszufüllen.
Polizeibericht erfolgreich eingereicht	Blau • Eingereicht	Gastdaten wurden wie erforderlich an die Behörden übermittelt.	Fahren Sie mit der standardmäßigen Kommunikation vor der Ankunft fort.
Polizeibericht fehlgeschlagen	Rot • Fehlgeschlagen	Beim Übermitteln der Gastdaten an die Behörden ist ein Fehler aufgetreten.	Überprüfen Sie die Gültigkeit der Daten; eskalieren Sie an den Support, wenn das Problem weiterhin besteht.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Lösungsmaßnahmen
⚠️ Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie Gäste daran oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetailansicht aus. 5 Tage vor Check-in erhalten Ihre Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
❌ Fehler bei der Datenübertragung	Überprüfen Sie bitte, dass die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Wenn Sie bereits überprüft haben und die Fehler weiterhin bestehen, wenden Sie sich an den Support, um das Problem zu beheben.

4. Wie lade ich das Gästebuch herunter?

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf "Details"