So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die Online-Check-in-Funktion (Advanced Check-in) über Ihr Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf der lokalen behördlichen Expertise von Holidus regionalen Teams, damit Sie konform bleiben, ohne jeden Prozess der Behörde selbst lernen zu müssen.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen Behörde anmelden. Je nach Region gibt es unterschiedliche Ansprechpartner:

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza
Portugal	SIBA	Verbindung zu SEF/SIBA
Deutschland	AVS	Ihre Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in-Funktion in Italien Statistische Meldung in Italien

Dieser Schritt ist obligatorisch, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in manchen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihr Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. Wie Sie Ihre Unterkunft über die Online-Check-in-Funktion mit der Behörde verbinden

1. Gehen Sie in Ihrer Holidu-App zum linken Menü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online Check-in".
2. Sie sehen eine Liste Ihrer Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.
3. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Unterkünfte mit dem Verbindungsstatus für jede. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.
4. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.
5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Senden zur Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten – verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.
6. Klicken Sie auf „Validieren".
7. Klicken Sie nach erfolgreicher Aktivierung auf „Änderungen speichern" am Ende des Formulars.
8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft jetzt mit der zuständigen Behörde verbunden.
9. Um Fehler zu vermeiden, stellen Sie bitte Folgendes sicher:
   • Verwenden Sie den richtigen persönlichen Steuerkode des Hosts. Dies ist entweder Ihre ID-Nummer oder die NIE, falls Sie nicht spanisch sind.
   • Geben Sie Ihre vollständige ID oder NIE-Nummer ein, einschließlich aller Nullen.
   • Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihr Holidu-Login.
10. Sie können das Formular jetzt schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Hier ist, was Sie erwarten können:

3.1 Prozess für den Gast

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscans (Pass oder Ausweisdokument). Dies muss für alle Personen wiederholt werden, die mit ihnen reisen.
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen gesendet. Falls sie nicht conformen, können Sie die Daten in ihrem Namen ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 So erkennen Sie den Status auf der Buchungsseite

In den Buchungsdetails wird der Status für jede Buchung wie folgt angezeigt:

Status	Beschreibung
Gestartet, aber fehlende Daten	Hier sehen Sie, ob Ihre Gäste den Prozess bereits gestartet haben. Bis er für jede reisende Person abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.
Gastdaten vollständig, aber noch nicht übertragen (weil das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)	Die Daten sind vollständig, aber die automatische Übertragung steht an.
Gastdaten erfolgreich an die Behörde übertragen	Die Daten wurden erfolgreich an die zuständige Behörde übermittelt.
Fehler bei der Meldung der Daten	Es gab einen Fehler bei der Datenübertragung. Nachfolgend finden Sie einige Tipps zur Fehlerbehebung.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Was zu tun ist
⚠️ Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie Gäste oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetailansicht aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten Ihre Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
❌ Fehler bei der Datenübertragung	Überprüfen Sie, dass die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Falls Sie diese bereits überprüft haben und der Fehler weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Support, um das Problem zu lösen.

4. Wie Sie das Gästebuch herunterladen

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch möchten, auf „Details".
3. Im oberen Bereich des sich öffnenden Pop-ups finden Sie die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes. Klicken Sie darauf und dann auf „Alle herunterladen".

5. Wie Sie die Gastdaten manuell ausfüllen

1. Klicken Sie im Online-Check-in-Fenster auf die Registerkarte „Buchungen".
2. Sie sehen die Liste der Buchungen, identifiziert nach dem Namen des Hauptgastes. Es gibt auch eine Spalte, die den Status der Daten und der Übertragung anzeigt.
3. Wenn Sie auf „Statusinformation" klicken, wird die Bedeutung jedes Symbols basierend auf seiner Farbe angezeigt.
4. Klicken Sie auf den Namen des Gastes, um die Seite „Gastdetails" zu öffnen, auf der Sie seine Informationen ausfüllen können.

6. Grundlegende Statusfarben verstehen

Status	Symbol/Label	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Alle Gäste registriert	Blau • Abgeschlossen	Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; die Daten sind zur Übermittlung bereit (falls anwendbar).	Keine Maßnahme erforderlich; überprüfen Sie Details, wenn lokale Vorschriften eine Überprüfung erfordern.
Gast-Check-in ausstehend	Grau • In Bearbeitung	Der Gast hat nicht alle erforderlichen Felder ausgefüllt.	Kontaktieren Sie den Gast, um fehlende Details zu vervollständigen.
Polizeimeldung erfolgreich	Blau • Übermittelt	Gastdaten wurden wie erforderlich an die Behörden übertragen.	Fahren Sie mit der Standard-Kommunikation vor der Ankunft fort.
Polizeimeldung fehlgeschlagen	Rot • Fehlgeschlagen	Ein Fehler ist bei der Datenübertragung an die Behörden aufgetreten.	Überprüfen Sie die Datenvalidität; eskalieren Sie an den Support, wenn das Problem anhält.

Wichtiger Hinweis: Wenn die Datenübertragung fehlgeschlagen ist, weil die Verbindung zu den Behörden nicht korrekt eingerichtet wurde, müssen Sie die Verbindung zu den Behörden beheben, die Gastinformationen korrigieren (damit keine Felder fehlen) und dann die manuelle Neusend-Option verwenden