So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Online-Check-in-Funktion über Ihr Holidu-Portal einrichten und richtig verwalten. Die Funktion basiert auf der lokalen regulatorischen Expertise der regionalen Teams von Holidu, sodass Sie konform bleiben können, ohne jeden Behördenprozess selbst lernen zu müssen.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde anmelden. In verschiedenen Ländern und Regionen sind unterschiedliche Behörden zuständig:

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	So verbinden Sie sich mit SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mit Mossos verbinden
Baskenland	Ertzaintza	Mit Ertzaintza verbinden
Portugal	SIBA	So verbinden Sie sich mit SEF/SIBA
Deutschland	AVS	So verbinden Sie Ihre Unterkunft mit AVS
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in-Funktion in Italien | Statistische Meldung in Italien

Dieser Schritt ist obligatorisch, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihr Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. So verbinden Sie Ihre Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion

1. Gehen Sie in Ihrer Holidu-App zum linken Menü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online Check-in".
   
2. Sie sehen eine Liste Ihrer Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.
   
3. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Unterkünfte mit dem Verbindungsstatus für jede an. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.
   
4. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.
   
5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Senden an Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten – verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.
   
6. Klicken Sie auf „Überprüfen".
7. Klicken Sie nach erfolgreicher Aktivierung auf „Änderungen speichern" am Ende des Formulars.
8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft jetzt mit der zuständigen Behörde verbunden.
9. Um Fehler zu vermeiden, stellen Sie bitte sicher, dass:
   • Sie den richtigen Host-Steuernummer verwenden. Dies ist entweder Ihre ID-Nummer oder die NIE, wenn Sie nicht Spanier sind.
   • Sie Ihre vollständige ID- oder NIE-Nummer eingeben, einschließlich aller Nullen.
   • Sie die Anmeldedaten verwenden, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten.
10. Sie können das Formular jetzt schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, funktioniert das System automatisch. Hier ist, was Sie erwarten können:

3.1 Prozess für den Gast

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
   
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscans (Pass oder Personalausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Wenn der Gast immer noch nicht reagiert, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen.

Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 So erkennen Sie den Status auf der Buchungsseite

In den Buchungsdetails wird der Status für jede Buchung wie folgt angezeigt:

Status	Symbol/Kennzeichnung	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Gestartet, aber unvollständige Daten		Hier können Sie sehen, ob Ihre Gäste den Prozess bereits gestartet haben. Solange der Prozess nicht für jede reisende Person abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.	Überprüfen Sie mit den Gästen und fordern Sie die Fertigstellung auf, falls erforderlich.
Gastdaten vollständig, aber noch nicht übertragen (da das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)		Gastdaten erfasst, aber Übertragung an die Behörde steht aus.	Warten Sie bis zum Check-in-Datum oder übermitteln Sie manuell, falls zulässig.
Gastdaten erfolgreich an die Behörde übertragen		Die Daten wurden erfolgreich übermittelt.	Keine Maßnahmen erforderlich.
Fehler beim Melden der Daten		Bei der Datenübertragung ist ein Fehler aufgetreten.	Überprüfen Sie die Fehlermeldung, kontrollieren Sie Ihre Anmeldedaten und versuchen Sie erneut, oder wenden Sie sich an den Support.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Lösung
Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie die Gäste oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetailansicht aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten die Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular erneut.
Fehler bei der Datenübertragung	Überprüfen Sie, dass die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto eingegeben haben, korrekt sind. Wenn der Fehler weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Support.

4. So laden Sie das Gästebuch herunter

1. Gehen Sie zur Online Check-in Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch möchten, auf „Details".