So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Online-Check-in-Funktion in Ihrem Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf der lokalen behördlichen Expertise der regionalen Teams von Holidu, sodass Sie die Compliance wahren können, ohne jedes behördliche Verfahren selbst lernen zu müssen.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Je nach Land und Region gibt es unterschiedliche Portale:

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung mit SES.Hospedajes herstellen
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung mit Mossos herstellen
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung mit Ertzaintza herstellen
Portugal	SIBA	Verbindung mit SEF/SIBA herstellen
Deutschland	AVS	Ihre Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in-Funktion in Italien | Statistische Berichterstattung in Italien

Dieser Schritt ist erforderlich, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, die Sie in Ihrem Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. Verbindung Ihrer Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion

1. Gehen Sie in der Holidu-App auf das linke Seitenmenü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online Check-in".
   
2. Sie sehen Ihre Liste von Unterkünften. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.
   
3. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Unterkünfte mit dem Verbindungsstatus für jede an. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.
   
4. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.
   
5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Senden an die Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten – nutzen Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.
   
6. Klicken Sie auf „Überprüfen".
7. Klicken Sie nach erfolgreicher Aktivierung am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".
8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft jetzt mit der zuständigen Behörde verbunden.
9. Um Fehler zu vermeiden, stellen Sie Folgendes sicher:
   • Verwenden Sie den richtigen Steuerkennzeichen des Gastgebers. Dies ist entweder Ihre ID-Nummer oder die NIE, wenn Sie keine Spanier sind.
   • Geben Sie Ihre vollständige ID oder NIE-Nummer ein, einschließlich aller Nullen.
   • Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihre Holidu-Anmeldung.
10. Sie können das Formular nun schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach Abschluss der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Hier ist, was Sie erwarten können:

3.1 Prozess für den Gast

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
   
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscanning (Pass oder Ausweis). Dies muss für alle Personen, die mit ihnen reisen, wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Wenn er immer noch nicht handelt, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Ankunftstag werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 Status auf der Buchungsseite erkennen

Auf der Buchungsdetailseite wird der Status für jede Buchung wie folgt angezeigt:

Status	Symbol/Etikett	Was das bedeutet	Empfohlene Maßnahme
Gestartet, aber Daten fehlen		Hier sehen Sie, ob Ihre Gäste den Prozess bereits gestartet haben. Bis er für jede Person abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.	Überprüfen Sie bei Gästen nach und fordern Sie Vollständigkeit an, falls erforderlich.
Gastdaten vollständig, aber noch nicht übermittelt (da das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)		Gastdaten gesammelt, aber Übermittlung an Behörde steht an.	Warten Sie bis zum Check-in-Datum oder senden Sie manuell, falls erlaubt.
Gastdaten erfolgreich an die Behörde übermittelt		Die Daten wurden erfolgreich übertragen.	Keine Maßnahme erforderlich.
Fehler beim Melden der Daten		Beim Datentransfer ist ein Fehler aufgetreten.	Überprüfen Sie die Fehlermeldung, überprüfen Sie die Anmeldedaten und versuchen Sie es erneut oder wenden Sie sich an den Support.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Was zu tun ist
⚠️ Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie Gäste oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetailansicht aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
❌ Fehler beim Datentransfer	Überprüfen Sie, dass die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Wenn der Fehler weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Support.

4. Wie Sie das Gästebuch herunterladen

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch möchten, auf „Details".
   
3. Suchen Sie im oberen Bereich