Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Expansion und ist möglicherweise noch nicht in allen Ländern verfügbar. Falls Sie Ihre zuständige Behörde in der Konfiguration nicht finden können, bedeutet dies, dass die Funktion in Ihrem Land noch nicht verfügbar ist.

Was ist die Gast-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion von Holidu automatisiert die gesetzlich vorgeschriebene Registrierung von Gästen bei den zuständigen Behörden. In vielen Ländern wie Spanien, Italien, Portugal und Deutschland müssen Gastgeber Gastkontaktinformationen kurz nach der Ankunft bei den lokalen Behörden einreichen. Mit dieser Funktion erfolgt dieser Prozess vollautomatisch – Ihre Gäste füllen ein einfaches Online-Formular aus, und Holidu übermittelt die Daten direkt an die zuständige Behörde.

Warum ist diese Funktion wichtig?

In vielen Ländern ist die Gasterregistrierung gesetzlich vorgeschrieben. Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu erheblichen Bußgeldern oder Strafen führen. Holidu macht die Einhaltung dieser Anforderungen einfach und zuverlässig.

Ihre Vorteile:

• ✅ Rechtliche Compliance mit minimalem Aufwand
• ✅ Automatische Datenübermittlung an die korrekte Behörde
• ✅ Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit herunterladen können
• ✅ Automatische Erinnerungen und Gastkommunikation
• ✅ Völlig kostenlos für Holidu-Gastgeber
• ✅ Sichere und datenschutzkonforme Verarbeitung sensibler Gästedaten

Für welche Länder ist diese Funktion verfügbar?

Abhängig von Ihrem Land benötigen Sie vor der Verbindung spezifische Anmeldedaten bei Ihrer zuständigen Behörde:

Spanien und Regionen

Region	Zuständige Behörde	Verbindungsanleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos d'Esquadra
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza

Andere Länder

• Portugal: Online-Gasterregistrierung mit SIBA – FAQs
• Italien: Gast-Check-in-Funktion in Italien
• Deutschland: Verbindung zu AVS Deutschland

Wie funktioniert die Funktion für Gäste?

Nach der Buchung erhalten Ihre Gäste eine E-Mail mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular. Der Prozess ist benutzerfreundlich und dauert nur wenige Minuten:

1. Der Gast klickt auf den Link in der E-Mail oder Nachricht
2. Er füllt die erforderlichen Daten für alle Reisenden aus oder importiert diese automatisch durch Hochladen eines Ausweisdokuments
3. Die Daten werden sicher übermittelt
4. Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Daten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt

Falls Gäste das Formular nicht ausfüllen, erhalten sie automatische Erinnerungen. Sie können die Daten auch manuell für Ihre Gäste erfassen, falls nötig.

Status der Gästendaten in Ihrem Konto

Status	Beschreibung
Begonnen, aber Daten fehlen	Der Gast hat den Prozess gestartet, aber noch nicht vollständig abgeschlossen. Der Status bleibt unvollständig, bis alle Personen ihre Daten eingegeben haben.
Gästedaten vollständig, aber noch nicht übermittelt	Der Gast hat alle Daten eingegeben, sie wurden aber noch nicht übermittelt, da das Check-in-Datum in der Zukunft liegt.
Gästedaten erfolgreich übermittelt	Die Daten wurden erfolgreich an die zuständige Behörde übermittelt.
Fehler bei der Datenübermittlung	Ein Fehler ist bei der Übermittlung aufgetreten. Überprüfen Sie die Meldung und folgen Sie den Anweisungen im Support-Bereich.

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das Gesetz verlangt von Gastgebern die Registrierung aller Gäste bei den lokalen Behörden. Diese Funktion automatisiert den Prozess, gewährleistet rechtliche Compliance und spart Zeit.

Mit welchen Behörden in Spanien kann ich mich verbinden?

Sie können sich mit Mossos d'Esquadra (Katalonien), Ertzaintza (Baskenland) oder SES.HOSPEDAJES (übrige Regionen) verbinden.

Ist die Registrierung mit SES.HOSPEDAJES obligatorisch?

Ja, es sei denn, Ihre Unterkunft befindet sich in Katalonien oder dem Baskenland, wo Mossos d'Esquadra bzw. Ertzaintza gültig sind.

Kann ich diese Funktion für alle Buchungsarten verwenden?

Nur Buchungen, die über von Holidu unterstützte Kanäle erstellt wurden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gästedaten aus früheren Reservierungen übermitteln?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen ausgelöst. Frühere Reservierungen müssen manuell im Portal Ihrer zuständigen Behörde registriert werden.

Welche Gästedaten werden erfasst und übermittelt?

Es werden persönliche Daten wie Name, Geburtsdatum, Nationalität und Ausweisart/-nummer erfasst. Der Gastgeber sieht nur Name und Alter des Gastes. Die vollständigen Daten werden sicher an die Behörden übermittelt.

Kann ich auf die Gästedaten zugreifen?

Nein, Sie sehen nur den Namen und das Alter des Gastes. Weitere Informationen wie Ausweisausgaben werden nicht angezeigt.

Was passiert, wenn Gäste ihre Daten eingeben und die Reservierung danach storniert wird?

Die Daten werden nicht übermittelt, wenn die Reservierung storniert wird.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten eingeben?

Nein, automatische Benachrichtigungen werden nicht gesendet. Sie können jedoch in den Buchungsdetails sehen, ob Gäste ihre Daten eingegeben haben.

Müssen Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen unabhängig vom Alter registriert werden. Für Minderjährige unter 14 Jahren in Spanien ist kein Ausweis erforderlich, wenn die Daten des Verantwortlichen erfasst sind.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten 5 Tage vor Ankunft eine Erinnerung. Falls das Formular unvollständig ist, können Sie es selbst ausfüllen, den Link erneut versenden oder die Daten vor 23:00 Uhr am Check-in-Tag einreichen.

Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, Sie können das Formular beim Check-in oder über die Buchungsdetails ausfüllen. Sie können auch Ausweise scannen oder Daten manuell eingeben.

Kann ich Daten nach der Übermittlung ändern?

Nein, Daten können nach der Übermittlung nicht mehr bearbeitet werden. Kontaktieren Sie den Holidu-Support oder geben Sie die Daten manuell im Portal erneut ein, falls nötig.

Wann werden die Daten an die Behörde übermittelt?

Automatisch um 23:00 Uhr am Check-in-Tag. Stellen Sie sicher, dass alle Daten bis dahin vollständig sind.

Haben Mitarbeiter Zugang zu dieser Funktion?

Nur das primäre Konto (mit Editor-Rechten) kann die Funktion konfigurieren. Mitarbeiter können das Formular sehen, können es aber nicht aktivieren oder ändern.

Was sollte ich tun, wenn sich meine Behördendaten ändern oder ablaufen?

Aktualisieren Sie die Anmeldedaten manuell in Holidu. Abgelaufene Passwörter können zu Übermittlungsfehlern führen. Überprüfen Sie die Verbindungsstatus regelmäßig.

Ist das Gästebuch gesetzlich vorgeschrieben?

Ja, es dient als digitales Protokoll für Polizeichecks und muss gemäß Royal Decree 933/2021 für 3 Jahre aufbewahrt werden.

Benötigen Sie weitere Hilfe?

Falls Sie Fragen haben oder auf Probleme stoßen, besuchen Sie die spezifischen Anweisungen für Ihr Land über die Links oben oder kontaktieren Sie den Holidu-Support.