Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Erweiterungsphase und ist möglicherweise nicht in allen Ländern verfügbar. Wenn Sie Ihre zuständige Behörde in der Konfiguration nicht finden können, bedeutet dies, dass die Funktion für Sie noch nicht verfügbar ist.

Was ist die Online-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion automatisiert die Erfassung und Übermittlung von Gastdaten an die zuständigen lokalen Behörden. Nach einer Buchung erhalten Ihre Gäste ein Formular, in dem sie ihre persönlichen Daten eingeben können. Diese Daten werden dann automatisch an die entsprechende Behörde übermittelt – ohne dass Sie diese manuell eingeben müssen.

Warum müssen Sie dies tun?

In vielen Ländern wie Spanien, Italien, Portugal und Deutschland sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, alle Gastiinformationen bald nach dem Einchecken bei den lokalen Behörden zu registrieren. Diese Regelung trägt zur Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Einhaltung lokaler Gesetze bei. Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu Geldstrafen oder Verwarnungen führen.

Wie profitieren Sie von der automatischen Übermittlung?

Die Online-Check-in-Funktion bietet Ihnen mehrere Vorteile:

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit minimalem Aufwand
• Automatische Übermittlung von Gastdaten an die zuständige Behörde
• Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit zur Kontrolle herunterladen können
• Automatische Erinnerungen und Gastkommunikation
• Völlig kostenlos für Holidu-Gastgeber
• Sichere und datenschutzkonforme Behandlung sensibler Gastdaten

Wie richten Sie die Funktion ein?

Bevor Sie die Funktion in Ihrem Holidu-Konto aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde anmelden. Wir unterstützen derzeit Spanien, Portugal, Deutschland und arbeiten daran, Italien in Kürze einzubeziehen.

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien und Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza
Portugal	SIBA	Verbindung zu SEF/SIBA
Deutschland	AVS	Verbindung Ihrer Unterkunft zu AVS
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in-Funktion in Italien

Nach Erhalt Ihrer Anmeldedaten folgen Sie dieser Anleitung, um die Online-Check-in-Funktion einzurichten.

Wie funktioniert es für die Gäste?

Nach Abschluss der Einrichtung läuft der Prozess für Ihre Gäste folgendermaßen ab:

1. Nach einer Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt die Daten aller Reisenden aus, einschließlich des Scans von Dokumenten (Pass oder Ausweis). Dieser Vorgang muss für alle Reisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen gesendet. Falls Ihre Gäste nicht reagieren, können Sie die Daten auch für sie ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Ankunftstag werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Wie kann ich mein Gästebuch herunterladen?

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf "Details".

1. Im oberen Bereich des Popups, das sich öffnet, suchen Sie die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes, klicken Sie darauf, und Sie finden die Schaltfläche "Alle herunterladen".

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das lokale Gesetz schreibt vor, dass Gastgeber alle Gäste bei den lokalen Behörden registrieren müssen. Dieses Tool automatisiert den Prozess, stellt die gesetzliche Einhaltung sicher und spart Zeit für Gastgeber.

Mit welchen Behörden kann ich mich verbinden?

Das hängt von Ihrer Region ab. Sie sollten sich mit der spezifischen Behörde in Ihrem Land und Ihrer Region verbinden.

Ist die Registrierung bei den Behörden obligatorisch?

Ja, die Registrierung bei den lokalen Behörden ist obligatorisch.

Kann ich diese Funktion für alle Arten von Buchungen verwenden?

Nur Buchungen, die über von Holidu unterstützte Kanäle erstellt wurden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gastdaten aus früheren Reservierungen übermitteln?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen ausgelöst. Reservierungen, die vor der Aktivierung der Polizeiverbindung gemacht wurden, sind nicht enthalten. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer zuständigen Behörde registrieren.

Welche Gastdaten werden erfasst und übermittelt?

Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Dokumenttyp/Nummer usw.). Nur die minimal erforderlichen Daten sind für den Gastgeber sichtbar (Name, Alter). Vollständige Daten werden sicher an die Behörden übermittelt.

Habe ich Zugriff auf die Gastdaten?

Wir zeigen Ihnen als Gastgeber nur die Namen und Altersangaben der Gäste, was die erforderlichen Informationen für das Gästebuch sind. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Ausweißnummern an.

Was passiert, wenn Gäste ihre Informationen eingeben und dann die Reservierung stornieren?

Wenn der Gast seine Reservierung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden übermittelt.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten eingeben?

Wir senden in diesen Fällen keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch für jede Reservierung sehen, ob die Gäste ihre Daten eingegeben haben.

Müssen auch Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen unabhängig vom Alter registriert werden. Für spanische Minderjährige unter 14 Jahren sind Ausweis und Unterschrift nicht erforderlich, aber die Beziehung des verantwortlichen Erwachsenen muss dokumentiert werden.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten eine automatische Erinnerung 5 Tage vor Ankunft. Falls das Formular immer noch nicht vollständig ist, kann der Gastgeber entweder:

• Das Formular in Anwesenheit des Gastes manuell ausfüllen
• Den Link erneut senden

Daten müssen vor 23:00 Uhr am Ankunftstag eingegeben werden, um von unserer automatisierten Verbindung zu profitieren.

Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, direkt vom Bildschirm mit den Buchungsdetails. Sie können auch einen Scan ihres Ausweises machen oder Daten beim Check-in manuell eingeben.

Kann ich Daten nach der Übermittlung ändern?

Nein. Einmal an die Behörde übermittelt, können Daten nicht mehr bearbeitet werden. Bei Fehlern wenden Sie sich bitte an den Holidu-Support oder geben Sie Daten manuell direkt im Portal Ihrer Behörde erneut ein.

Wann werden die Daten an die Behörde übermittelt?

Automatisch um 23:00 Uhr am Ankunftstag. Gastgeber sind dafür verantwortlich, dass die Daten vor diesem Zeitpunkt vollständig sind.

Haben Mitarbeiter Zugriff auf diese Funktion?

Nein. Nur Hauptkonten (mit Bearbeiterrechten) können Verbindungen konfigurieren. Mitarbeiter können das Formular in den Buchungsdetails sehen, können es aber nicht aktivieren oder verwalten.

Was passiert, wenn sich meine Behördendaten ändern oder ablaufen?

Sie müssen sie manuell in Holidu aktualisieren. Abgelaufene Passwörter können zu einer fehlgeschlagenen Datenübermittlung führen. Überprüfen Sie immer den Verbindungsstatus im Abschnitt "Konto".

Ist das Gästebuch gesetzlich erforderlich?

Ja. Das Gästebuch fungiert als Ihr digitales Protokoll für Polizeikontrollen und muss gemäß Real Decreto 933/2021 für 3 Jahre aufbewahrt werden.

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