Gäste richtig kontaktieren

Ein Zeitplan für die perfekte Kommunikation

So., 28. März ±3|

Ein erfolgreiches Beherbergungsgeschäft umfasst weit mehr, als nur Fotos auf Holidu hochzuladen. Wenn Sie erst einmal online sind und die Vorzüge einer Plattform für Ferienhausvermietung nutzen, ist der Aufbau einer klugen Kommunikationsstrategie entscheidend. Zufriedene Urlauber hinterlassen schliesslich die besten Bewertungen, was wiederum die Sichtbarkeit und den Ruf Ihrer Unterkunft massiv verbessert.

Eine gute Kommunikation mit den Gästen ist besonders für Vermieter, die eine hohe Auslastung anstreben, der Schlüssel zum Erfolg. Ein reibungsloser Austausch schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass die gesamte Reise für Ihre Kunden ohne böse Überraschungen verläuft.

Viele Gastgeber fragen sich, wie sie mit Airbnb-Gästen kommunizieren sollten oder wie oft sie sich bei Buchungen über andere Kanäle melden sollten, ohne aufdringlich zu wirken. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wann der Versand von E-Mails an Gäste in einem Ferienhaus besonders sinnvoll ist, um den Aufenthalt aufzuwerten und die Wahrscheinlichkeit für Top-Bewertungen zu erhöhen.

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Warum eine aufmerksame Betreuung so wichtig ist

Wenn Sie Ihr Ferienhaus vermieten, bildet der Dialog mit Ihren Gästen die Basis für ein gelungenes Erlebnis. Eine klare Kommunikation mit Gästen hilft dabei, Erwartungen zu steuern und den Reisenden das Gefühl zu geben, dass bei Fragen jederzeit jemand erreichbar ist.

Dabei gilt: Die Mischung macht’s. Zu wenig Information verunsichert, zu viele Nachrichten können nerven. Ihre Mitteilungen sollten professionell, informativ und nützlich sein. Eine gute Strategie beantwortet die wichtigsten Fragen vorab, schafft Sicherheit und motiviert die Urlauber, nach der Abreise ein positives Fazit zu ziehen.

Der ideale Zeitplan : Wann Sie Ihre Gäste kontaktieren sollten

Vielleicht fragen Sie sich noch, welche Nachricht Sie Ihren Gästen am besten wann hinterlassen sollten. Wir empfehlen eine Struktur mit fünf bis sieben Nachrichten, die den Zeitraum von der Buchung bis nach der Abreise abdeckt.

Dies sind die wichtigsten Etappen für den Kontakt :

Buchungsbestätigung
Details zur Anreise
Check-in-Tag
Betreuung während der Ferien
Check-out-Infos
Follow-up zur Kundenbindung (Optional)
Grüsse zu Feiertagen (Optional)

Die Buchungsbestätigung für das Ferienhaus

Sie sollten die erste E-Mail versenden, sobald die Buchung fixiert ist. Die Buchungsbestätigung für das Ferienhaus gibt Ihren Gästen die Sicherheit, dass alles geklappt hat. Fassen Sie darin die wichtigsten Daten wie Anreise, Abreise und Personenzahl zusammen. Bestätigen Sie zudem den Zahlungseingang und nennen Sie die genaue Adresse des Objekts sowie die Stornierungsbedingungen. Ein direkter Ansprechpartner sorgt sofort für einen seriösen Eindruck.

Unterstützung bei der Reiseplanung

Etwa eine Woche vor dem Termin können Sie eine Nachricht mit Informationen zur Reiseplanung schicken. Fragen Sie nach der geplanten Ankunftszeit und bieten Sie Zusatzleistungen wie Kinderstühle oder lokale Tipps an. Auch ein kurzer Hinweis auf die Hausordnung ist in dieser Phase angebracht.

Der Check-in-Prozess bei Ferienhäusern

Am Tag vor der Anreise klären Sie die Details für den Check-in-Prozess bei Ferienhäusern. Diese Nachricht muss alle praktischen Informationen enthalten: Wegbeschreibung, Code für den Schlüsselsafe oder Treffpunkt für die Übergabe. In die Willkommensnachricht für Gäste gehören zudem Informationen zum WLAN und zu den Parkmöglichkeiten. Wenn Sie Plattformen wie Airbnb nutzen, sollten Sie die Airbnb-Willkommensnachricht besonders herzlich formulieren.

Während des Aufenthalts nachhaken

Ein kurzes Nachfragen nach ein oder zwei Tagen wirkt sehr aufmerksam. Fragen Sie einfach, ob alles passt oder ob noch etwas benötigt wird. Das zeigt Präsenz, ohne die Privatsphäre zu stören, und ermöglicht es Ihnen, kleine Mängel sofort zu beheben.

Die Abreise organisieren

Am Tag vor dem Check-out empfiehlt sich eine kurze Info zum Ablauf der Abreise. Wo sollen die Schlüssel gelassen werden? Bis wann muss das Haus verlassen sein? Bedanken Sie sich für den Besuch und senden Sie den Link zu Ihrem Profil auf einem Portal für Ferienvermietungen, um um ein Feedback zu bitten.

Langfristige Kundenbindung (Optional)

Um Gäste dazu zu bewegen, erneut in die Schweiz zu reisen, können Sie ihnen nach der Reise einen persönlichen Gruß schicken. Ein kleiner Rabatt für die nächste Buchung ist ein gutes Mittel, um Stammgäste zu gewinnen.

Besondere Anlässe nutzen (Optional)

Ein freundlicher Gruss zu Weihnachten oder zum Jahreswechsel hält den Kontakt lebendig und sorgt dafür, dass Ihre Unterkunft bei der nächsten Urlaubsplanung wieder ganz oben auf der Liste steht.