SES.Hospedajes: Was es ist und welche Auswirkungen es für Ferienvermieter hat
SES.Hospedajes: sicher und effizient Gästedaten übermitteln
Die SES.Hospedajes Registrierung ist seit Ende 2024 Pflicht für alle, die in Spanien eine Ferienwohnung vermieten. Ziel des Innenministeriums war und ist es, dass alle Beherbergungsbetriebe ihre Ferienunterkunft anmelden und ausführliche Gästedaten übermitteln. Gastgeber können von der vereinheitlichten Meldepflicht profitieren, aber auch deren negativen Auswirkungen spüren.
Dieser Artikel geht der neuen Plattform auf den Grund und fragt: Was ist SES.Hospedajes? Welche Auswirkungen hat sie für Ferienvermieter? Ist das Meldeportal vergleichbar zu einem Portal für Ferienvermietung? Sind die gesetzlichen Anforderungen für die Ferienvermietung in Spanien strenger als vor der Umstellung, als die Registrierung von Reisenden über die Polizei (Guardia Civil) lief? Der Artikel informiert über die Hauptmerkmale der Plattform und wie sie die Tätigkeit von Ferienvermietern verbessern oder erschweren kann.
SES.Hospedajes: was ist das?
SES.Hospedajes ist die digitale Plattform des spanischen Innenministeriums, um sämtliche Daten von Reisenden zu sammeln und zu nutzen. Wenn Sie Ihr Ferienhaus vermieten, ist seit 2. Dezember 2024 die SES.Hospedajes Registrierung vorgeschrieben. Basis für die neue Meldepflicht ist das Königliche Dekret 933/2021. Es schreibt vor, mehr Daten von Reisenden in Spanien zu erfassen, auf einer einheitlichen Plattform zu sammeln und zu nutzen. Die Datenerfassung soll zudem den heutigen Möglichkeiten Rechnung tragen und digital erfolgen.
Welche Auswirkungen hat SES.Hospedajes auf die Ferienvermietung in Spanien?
Die Regierung wollte den Prozess der Datenerfassung und -übermittlung von Reisenden einfacher und einheitlicher gestalten. Aus diesem Grund hat sie ein zentrales Portal entwickelt, das alle bisherigen Portale ablöst. Dazu gehörten das «E-Hotel» und «Hospederías de la Guardia Civil». Die Regierung versprach sich einen grösseren Nutzen für Behörden und Ferienvermieter. Dazu gehören:
- Mehr Transparenz und Verhinderung der organisierten Kriminalität, indem Gastgeber ihre Ferienunterkunft anmelden.
- Sichere und effiziente Übermittlung von Gästedaten, was die Ressourcen der Ferienvermieter schont und ihre Leistungsfähigkeit steigert.
- Der Prozess der Ferienvermietung-Registrierung in Spanien lässt sich durch Tools automatisieren, was die Besitzer von Ferienimmobilien zusätzlich entlastet.
- Vermeidung von Geldbussen durch die Registrierung von Reisenden auf der Plattform SES.Hospedajes.
Registrierung von Reisenden auf SES.Hospedajes
Den Prozess der Registrierung kennen Sie schon, wenn Sie Ihre Ferienunterkunft auf einer Website für Ferienvermietung inserieren. Bei der SES.Hospedajes Registrierung melden Sie sich zunächst selbst an und tragen alle Daten Ihrer Ferienunterkunft ein. Nur, wenn Sie als Ferienvermieter registriert sind, können Sie auch Gäste anmelden. Bevor Sie diesen Prozess durchlaufen, schaffen Sie die Voraussetzungen dafür. Besorgen Sie sich ein digitales Zertifikat der FNMT-RCM (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) oder cl@ve als elektronische Identität für Ihre Korrespondenz mit Behörden. Beginnen Sie damit, Ihre Ferienunterkunft zu registrieren:
- Rufen Sie die SES.Hospedajes Plattform auf und klicken unter «Acceso» auf das @-Zeichen.
- Nun wählen Sie Ihren digitalen Schlüssel aus und schon öffnet sich das Formular.
- Füllen Sie alle geforderten Informationen aus und überprüfen Sie Ihre Angaben.
- Schliessen Sie Ihre Anmeldung mit Ihrer digitalen Unterschrift und dem Download des Registrierungsnachweises ab.
- Eine E-Mail des Innenministeriums bestätigt Ihre Ferienvermietung Registrierung in Spanien.
- Verwahren Sie die mit der E-Mail zugesandten Daten (Betriebscode, Registrierungsnummer, Vermietercode) sorgfältig auf. Mit diesen Codes können Sie sich ohne digitales Zertifikat oder elektronische Identität auf SES.Hospedajes anmelden.
Automatisierung der SES.Hospedajes Registrierung
Anstatt alle Gästedaten manuell auf SES.Hospedajes einzugeben, können Sie den Anmeldeprozess auch automatisieren. Dies reduziert Ihren Verwaltungsaufwand, wenn Sie Ihr Haus für den Urlaub vermieten. Ein Software-Tool nimmt Ihnen die Arbeit ab. In Spanien finden Sie verschiedene Anbieter. Zu den bekanntesten Softwarelösungen gehören Check-in-Scan, Civitfun und Chekin. Prüfen Sie, welches Tool am besten Ihre Anforderungen erfüllt, auch im Hinblick auf das Kosten-/Nutzenverhältnis. Völlig unkompliziert gelingt die Datenübermittlung mittels der zur Verfügung gestellten Apps. Sie scannen nur noch die Identitätskarte, holen die Unterschrift Ihres Gastes ein und senden auf SES.Hospedajes alles per Klick an die Behörden.
Reisende auf SES.Hospedajes manuell registrieren
Selbstverständlich müssen Sie sich nicht für eine Softwarelösung entscheiden. Sie können Ihre Gäste auch manuell registrieren:
- Wählen Sie die Option «Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes od alquiler de vehículos» zur Registrierung von Reisenden auf SES.Hospedajes.
- Füllen Sie alle geforderten Vertragsdaten aus, insbesondere Anreise, Abreise, Anzahl der Personen und Zahlungsmittel.
- Vervollständigen Sie die persönlichen Angaben aller Reisenden über 16 Jahre, fügen Sie die digitale Unterschrift hinzu und senden Sie alle Daten an die Behörde.
Die gesetzlichen Anforderungen für die Ferienvermietung in Spanien sehen vor, dass Sie nur noch die Plattform SES.Hospedajes nutzen, um Ihre Gäste anzumelden. Falls Sie auf das alte Reiseregister zugreifen oder erst gar nicht Ihre Ferienunterkunft anmelden, drohen empfindliche Geldbussen. Dabei wägen die spanischen Behörden ab, ob es sich um geringfügige oder schwerwiegende Verstösse handelt. Melden Sie etwa Ihre Gäste nicht rechtzeitig an oder vergessen Sie, eine Identitätskarte vorzulegen, kommen Sie mit Geldbussen zwischen 100 Euro und 600 Euro davon. Verstossen Sie jedoch gegen die Meldepflicht, drohen Ihnen hohe Strafen bis zu 30.000 Euro.
SES.Hospedajes Registrierung: bisherige Erfahrungen
Seit 2. Dezember 2024 ist SES.Hospedajes für alle touristischen Gastgeber in Spanien obligatorisch. Bereits der erste Tag verlief chaotisch und brachte viel Ärger. Die neue, verbindliche Plattform brach unter den zahlreichen Zugriffen zusammen. Obendrein bemängelten die Ferienvermieter die umfangreicheren Meldepflichten, wenn sie ihre Ferienwohnung vermieten. Anstatt nur Namen und Geburtsdatum anzugeben, fordern die Behörden zusätzliche, weit sensiblere Daten, wie zum Beispiel E-Mail-Adresse und Kreditkartennummer. Dabei lastet ein erheblicher Zeitdruck auf den Gastgebern. Sie sind verpflichtet, innerhalb von 24 Stunden nach Anreise die Registrierung von Reisenden auf SES.Hospedajes abzuschliessen.
Zu allem Überfluss zeigte sich die Plattform zu Beginn als extrem unzuverlässig. Die Ferienvermieter konnten noch nicht einmal ihre Feriengäste manuell registrieren. Der Unmut verschärft sich durch die technischen Mängel und den beträchtlichen administrativen Aufwand. Die Tourismusbranche fordert daher, zur bisherigen Regelung, nämlich der Registrierung von Reisenden über die Polizei, zurückzukehren. Das Innenministerium hingegen möchte auf ihr Instrument zur Bekämpfung der organisierten Kriminalität und des Terrorismus nicht verzichten. Daher kündigte die Behörde hohe Geldbussen an, um die neue Meldepflicht durchzusetzen.
SES.Hospedajes: wohin geht die Reise?
Das Innenministerium sieht sich zunehmender Kritik der Branchenverbände ausgesetzt. Dennoch lässt die Behörde nicht locker und fordert weiterhin die Umsetzung der SES.Hospedajes Registrierung. Dies führt dazu, dass die Tourismusverbände zu drastischeren Mitteln greifen. Einige Vermieter von Ferienunterkünften drohen sogar mit einem Boykott der Plattform. Aus Sicht der Tourismusbranche sind die gesetzlichen Anforderungen für die Ferienvermietung in Spanien masslos überzogen. Sie betrachtet das Ausfüllen der zahlreichen Datensätze mit den darin enthaltenen Informationen als völlig realitätsfern. Zudem widersprechen die Angaben teilweise den Datenschutzrichtlinien.
Die Regierung konnte die strittigen Punkte mit der spanischen Datenschutzbehörde noch nicht klären, obwohl sie eine fünfmonatige Übergangsfrist mit zwei Fristverlängerungen zur Registrierung von Reisenden auf SES.Hospedajes hatte. Gleichwohl steigt der Druck auf die Behörde, ihre Anforderungen anzupassen. Hoteliers und Vermieter von Ferienunterkünften ächzen unter der zusätzlichen Bürokratie. Sie fordern ein praktikables System, das effizient und sicher ist.